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5 erros de administração financeira que podem falir seu escritório de advocacia

Em meio a tantas tarefas, compromissos e demandas cotidianas, pode acontecer de alguns controles, fechamentos e acompanhamentos financeiros serem negligenciados no escritório de advocacia. No entanto, essa falha pode acabar com o seu negócio.

De acordo com matéria da revista Exame, o descontrole da administração financeira é um dos principais fatores de quebra das pequenas empresas. Dados do SEBRAE também apontam que a taxa de mortalidade de novas empresas no Brasil, com dois anos de funcionamento ou mais, chega a quase 25%, sendo uma das principais causas disso a má administração financeira do negócio.

Os escritórios de advocacia não ficam de fora desses índices. Os advogados, muitas vezes, possuem dificuldade para lidar com a administração financeira de seu empreendimento, uma vez que essa não é a sua especialidade. Pensando nisso, no artigo de hoje vamos demonstrar a você os principais erros nas finanças de um escritório de advocacia que podem falir seu negócio e apresentar alternativas para ajudá-lo a resolvê-los. Confira!

Erro 1: Não ter controle de caixa

Um bom controle de caixa é o principal aliado de uma gestão financeira de sucesso, sendo essencial para acompanhar a saúde do seu escritório. Resumidamente, o controle de caixa consiste no registro das informações de tudo o que você gastou e recebeu em um determinado período de tempo.

A tarefa de colocar no papel todos os itens que acarretam custos pode ser trabalhosa, já que requer o conhecimento prévio de todas as despesas, que vão desde as atividades-fim até as mais rotineiras, como os insumos do escritório.

Se você ainda está em dúvida, saiba que essa dedicação valerá a pena. Com um controle preciso do fluxo de caixa, o seu escritório consegue, por exemplo:

  • Se antecipar a situações financeiras futuras.
  • Estabelecer metas e objetivos financeiros.
  • Saber se está obtendo lucro ou não (o fato de ter dinheiro em caixa não significa, necessariamente, que você teve lucro).
  • Utilizar adequadamente o capital do negócio.
  • Avaliar qual área precisa de mais ou menos investimentos.
  • Evitar riscos relacionados a sazonalidades na entrada de receita.
  • Precificar adequadamente seus serviços.
  • Projetar faturamento.
  • Ter um quadro preciso do desempenho financeiro de seu negócio.

Para realizar esse controle de caixa, você pode utilizar soluções simples e acessíveis, como planilhas, ou opções mais completas e com recursos mais sofisticados, porém com um investimento maior. Avalie qual alternativa atende às suas necessidades e que oferece o melhor custo-benefício.

Erro 2: Não classificar a origem dos gastos do escritório

Muitos profissionais têm o hábito de ignorar as despesas pequenas da sua empresa e, consequentemente, não as incluem na sua administração financeira. Procure não fazer parte deste time.

Se você foi visitar um cliente, não esqueça de registrar o gasto com combustível. Se participou de uma reunião-almoço, lembre-se de incluir o custo da refeição em seu controle financeiro. O recomendado é registrar e lançar todas as despesas, por menores que elas sejam. Assim, você não corre o risco de, no futuro, ter um grande prejuízo financeiro sem nem mesmo entender sua origem, dificultando substancialmente a reversão da situação.

Para garantir uma melhor administração financeira para o seu escritório, é importante que você também aplique uma metodologia ao seu controle financeiro. Tente separar todos os gastos em categorias ou centros de custos, como, por exemplo, escritório (incluindo luz, impostos, aluguel, etc.), pessoal (salários, benefícios), entre outros. As categorias criadas devem abarcar os custos fixos (que ocorrem mensalmente) e os variáveis (despesas que não são recorrentes).

Esta categorização vai ajudar você a analisar dados para a tomada de decisões com velocidade e inteligência, identificando qual o centro de custos mais impacta nos gastos de seu escritório, quanto cada categoria demanda em investimentos, etc. Esse conhecimento pode ser o diferencial estratégico que faltava para o seu negócio, ajudando-o a planejar ações de melhoria e de otimização de seus investimentos. Por isso, comece a classificar a origem dos gastos de seu escritório hoje mesmo!

Erro 3: Não separar os custos da empresa dos custos pessoais

É comum que alguns advogados cometam o erro de misturar suas finanças com as da empresa, como se fossem únicas, e usar o dinheiro em caixa para pagar contas pessoais, por exemplo. Essa é uma das atitudes mais prejudiciais na administração financeira de qualquer negócio.

Para fazer adequadamente sua administração financeira é importante não usar dinheiro da empresa para cobrir despesas pessoais e vice-versa. Por isso, é fundamental ter uma conta para cada coisa e investir o dinheiro da empresa somente no seu crescimento e em um fundo de caixa para emergências e imprevistos.

Em hipótese alguma misture as finanças pessoais com as da empresa. Se você obteve mais lucro do que o esperado, o recomendado é investir no desenvolvimento do seu escritório, e não correr para comprar algo para a sua casa, por exemplo. O mesmo vale para uma situação contrária – nesse caso, você não deve recorrer às economias pessoais para tentar salvar os negócios.

Não separar os custos pessoais dos empresariais torna muito mais moroso e complexo realizar seu fluxo de caixa, além de inviabilizar uma análise da real lucratividade do escritório e de dificultar outras tarefas e obrigações legais, como a declaração de imposto de renda.

Erro 4: Precificar seus serviços de maneira incorreta

Saber precificar seus serviços certamente é um desafio. Nesse momento, é importante lembrar que o valor de seus honorários deve cobrir integralmente os custos de seu escritório. Por isso, outro passo importante para uma administração financeira eficiente consiste em conhecer todos os custos envolvidos na prestação de seu serviço. Muitos advogados acabam cobrando menos do que o necessário para cobrir seus custos justamente em função de desconhecê-los.

A precificação dos honorários em um escritório de advocacia não pode ser calculada apenas com base no que o mercado cobra ou nas tabelas da OAB. Também é preciso levar em conta os custos reais para o funcionamento adequado de seu negócio, que devem ser absorvidos por sua cartela de clientes.

Se, ao colocar os custos na ponta do lápis, você perceber que seus gastos são altos e, consequentemente, o seu preço está muito acima da média do mercado, pode ser o caso de realizar uma revisão crítica de seus investimentos. Verifique se eles não estão sendo feitos em ações que não trazem receita para o escritório, avaliando maneiras de otimizar seus recursos e de reduzir seus custos fixos, a fim de manter seu negócio viável e competitivo.

Erro 5: Não controlar os serviços prestados

Para você poder manter um padrão de qualidade dos serviços prestados em seu escritório, é necessário um acompanhamento próximo da sua execução. O primeiro passo é colocar em uma planilha ou software de gestão todos os dados pertinentes aos trabalhos a serem realizados.

A nomenclatura pode variar dependendo de cada escritório e dos serviços específicos que são prestados, mas, de maneira geral, você tem um advogado que atende o cliente e, consequentemente, um portfólio de diferentes serviços.

Realizando um acompanhamento desses processos, é possível criar indicadores, reduzir custos e definir metas que vão auxiliar a controlar os serviços prestados, analisar o desempenho e traçar planos de otimização do trabalho.

É importante sempre registrar todos os serviços prestados por você e por sua equipe. Não confie apenas na memória, tenha como prática o controle de todos os trabalhos realizados, das receitas e dos custos envolvidos em cada tarefa.

A administração financeira pode parecer complicada no início, sobretudo para escritórios de advocacia recém-criados, entretanto, não deve ser negligenciada. Seu acompanhamento – ou falta dele – é que fará da gestão um grande desafio ou uma grande solução para o sucesso do negócio.

Gostou do artigo? Aproveite para saber como montar um escritório de advocacia no começo da carreira. E, se ficou com alguma dúvida, deixe sua mensagem nos comentários!

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