Parece que nunca há tempo suficiente durante um dia. As atividades acumulam-se, o estresse aumenta e seus resultados não aparecem. Enquanto você passa o dia estressado e correndo contra o tempo, percebe que outros colegas conseguem entregar seu trabalho no prazo e com a qualidade requisitada.

Você já passou por isso? Sabe o porquê isso acontece?

Conforme pesquisa, embora no Brasil a jornada média de trabalho seja de 44 horas semanais, a produtividade do brasileiro é considerada quatro vezes menor do que a dos profissionais alemães, que trabalham seis horas a menos.

Todas essas situações estão diretamente ligadas a uma gestão ausente ou ineficaz do tempo produtivo nas organizações. Albert Einstein tem uma frase famosa que diz “falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos”.

Veja, no post de hoje, o que é a administração do tempo nas empresas, quais são seus benefícios, as consequências de não realizá-la e confira dicas simples e essenciais para melhorar o seu desempenho e passar a produzir mais, com mais organização e gerando melhores resultados. Vamos lá?

O que é a administração do tempo nas empresas

A gestão ou administração do tempo é o processo de organização e planejamento de como utilizar o tempo produtivo para a execução de suas atividades organizacionais.

Essa prática permite que você trabalhe de forma mais proveitosa, tranquila e inteligente, ajudando-o a aumentar sua produtividade e a qualidade de suas entregas.

Para fazer a administração do tempo assertivamente é preciso mudar o foco do cumprimento de tarefas para o de resultados, uma vez que a gestão do tempo ajuda o profissional a melhorar a qualidade de seu trabalho e a estabelecer e manter padrões de entrega das tarefas que serão executadas.

Benefícios da administração do tempo nas empresas

Entre os benefícios gerados por essa prática, destacam-se:

• Aumento na produtividade e na eficácia;
• Conquista de melhor reputação e reconhecimento profissional;
• Redução de erros e imprevistos;
• Melhor utilização de recursos;
• Conquista de melhores oportunidades profissionais;
• Maior confiabilidade operacional;
• Redução do estresse e melhora na qualidade de vida do funcionário;
• Melhor ambiente de trabalho e clima organizacional.

O que a ausência da gestão do tempo pode gerar

Em contrapartida, o profissional e as organizações que não investem na administração inteligente de seu tempo podem deparar-se com problemas como:

• Perda de prazos;
• Esquecimento de tarefas;
• Fluxo de trabalho ineficiente;
• Baixa qualidade de entrega do trabalho;
• Reputação profissional negativa e estagnação de carreira;
• Alta incidência de retrabalho;
• Maior ocorrência de doenças ocupacionais, como a Síndrome de Burnout;
• Desperdício de recursos;
• Maiores níveis de estresse organizacional;
• Perda de oportunidades de carreira e de negócios.

Como administrar o tempo nas empresas

Se você não quer correr o risco de ter que lidar com as consequências listadas acima, e quer conquistar os benefícios que a gestão do tempo pode trazer, veja nossas dicas simples e essenciais para a organização de seu tempo e de seu trabalho.

1. Crie uma agenda de compromissos

Sabemos que, diariamente, nossa rotina é suscetível a imprevistos. Entretanto, boa parte das atividades no trabalho pode ser prevista e agendada. Avalie quanto tempo cada tarefa demandará e quando elas deverão ser realizadas.

Esse planejamento vai ajudar a obter foco e a não perder tempo durante a execução de suas tarefas, tentando encontrar qual a sequência de ações a ser realizada a cada momento, além de, também, ajudar a evitar o esquecimento de ações importantes.

Lembre-se de, periodicamente, avaliar as atividades de sua agenda, verificando se elas ainda são necessárias, se sua classificação está adequada (importante, prioritária) e se o modo como elas estão sendo executadas é o mais eficaz. Veja, também, se não fazem parte de sua rotina atividades que “roubem o seu tempo”, como o envio de e-mails dispensáveis, esperas desnecessárias, conversas paralelas, atualização de relatórios sem utilidade prática, etc.

2. Sinalize suas atividades em nível de prioridade

Se alguém nos questionar, a tendência que temos é afirmar que todas as atividades são urgentes e importantes.

Entretanto, há diferença entre essas duas classificações. As tarefas urgentes exigem sua atenção e execução imediata. O ideal é que a quantidade de ações urgentes seja reduzida, caso contrário, você passará boa parte de seu tempo produtivo apenas “apagando incêndios”.

Por outro lado, as atividades importantes devem ser executadas em prazo a ser estipulado, e a sua não realização pode trazer consequências graves para o trabalho e para o desempenho da empresa.

Vale lembrar que, se não executadas no prazo ou proteladas, atividades que eram importantes passam, também, a ser urgentes. Por exemplo, uma atualização tecnológica pode ser importante, mas não urgente assim que é lançada. Todavia, se a empresa demora a adotá-la e seus concorrentes já estão ofertando a melhoria para a experiência de seus clientes, essa ação passa, também, a ser urgente.

A priorização ajuda você a ser mais eficaz. Como mostramos no post a diferença entre eficiência e eficácia, eficiência e eficácia não são sinônimos. O funcionário que trabalha além de sua jornada para entregar seu trabalho, em função de não conseguir organizar-se, pode até ser eficiente, mas não é eficaz. Quem é eficaz consegue realizar seu trabalho no período estipulado e com a qualidade requerida.

Converse com o seu gestor e determine quais são suas atividades prioritárias por período (dia, semana, mês, semestre). Respeite essas prioridades, não deixando nada para depois e entregando resultados no momento em que forem demandados.

3. Delegue atividades

Avalie quais atividades não dependem fundamentalmente de você, como as rotinas e procedimentos mais operacionais, e que podem ser delegadas para membros de sua equipe.

Além de lhe abrir espaço na sua agenda, essa pratica ajuda a descentralizar tarefas e oferece a seus subordinados novos desafios e aprendizados.

4. Utilize a tecnologia a seu favor

Muitos recursos tecnológicos podem ser “ladrões de tempo”. Entretanto, é possível utilizá-los como aliados na hora de fazer a gestão de seu tempo. Pense se há atividades em sua rotina que possam ser automatizadas ou finalizadas com mais precisão e rapidez com a utilização de ferramentas tecnológicas.

Por exemplo, há muitas empresas que ainda realizam uma série de controles manuais. Fazer esses controles em planilhas ou outros softwares pode ajudar a reduzir os riscos de erro e, ainda, otimizar o seu tempo.

5. Seja organizado

Esta é uma qualidade bastante valorizada e útil para quem quer melhorar a administração do tempo nas empresas. A organização possibilita que as pessoas sejam mais eficazes em sua rotina de trabalho.

A desorganização, no entanto, é responsável por um elevado desperdício de tempo autogerado pelos profissionais. Imagine, por exemplo, quanto tempo um funcionário desorganizado perde procurando documentos que estão espalhados ou armazenados em local incorreto.

A organização melhora a sua imagem perante seus gestores e garante maior produtividade e eficácia.

6. Não protele atividades importantes

Não deixe para depois atividades difíceis ou que não lhe pareçam tão agradáveis, priorizando as mais simples e as que você tem preferência em executar.

Se foi estipulado que uma ação é prioritária e deve ser realizada em determinado momento, siga o planejado; resolva os problemas enquanto eles ainda são pequenos e gerenciáveis, não deixe que a postergação crie uma série de atividades urgentes.

7. Não utilize redes sociais no horário de trabalho

Apenas dar uma olhada nas novas atualizações e postagens pode parecer algo inofensivo. Mas essa pode ser uma prática que roubará um tempo precioso de sua jornada.

Conforme pesquisa, somente no Facebook as pessoas utilizam mais de 6% de seu tempo útil diário. Agora, multiplique isso entre todas as demais redes e veja quanto tempo pode estar sendo empregado nessa tarefa. Outro estudo aponta que o acesso às redes sociais reduz em 25% a produtividade no trabalho.

Dessa forma, bloqueie distrações e atividades improdutivas, como o uso de redes sociais no horário de trabalho, a menos que esses recursos sejam requeridos profissionalmente para gerar negócios.

Pense, também, em quanto tempo você gasta checando as notificações em seu celular ou respondendo mensagens instantâneas de cunho pessoal. Experimente reduzir ou desativar notificações de aplicativos e redes sociais que não sejam fundamentais para o seu trabalho. Outra dica é, quando estiver executando atividades que demandem concentração e atenção, marque seus status como “ocupado”, “ausente” ou “não perturbe”.

8. Estipule prazos para tudo

Toda a atividade que constar em sua agenda de compromissos deve possuir um prazo estipulado para sua conclusão. Tarefas com prazo em aberto são fortes candidatas ao esquecimento ou à procrastinação até o momento em que o atraso poderá prejudicar o seu desempenho e os resultados da empresa.

9. Se começar, termine

Muitas pessoas, na ânsia de mostrarem-se produtivas, acabam iniciando diversas atividades ao mesmo tempo, mas sem concluí-las. Essa é uma prática contraproducente e que deve ser evitada. Se você iniciar uma tarefa, execute-a até o fim.

O fato de você iniciá-la e depois delegá-la a alguém faz com que todos os envolvidos percam tempo: você explicando qual é o trabalho e em que estágio ele se encontra, o outro funcionário inteirando-se e dando sequência a sua execução.

10. Não queira fazer tudo de uma vez

Ser multitarefa não quer dizer que se deva iniciar todas as atividades do dia ao mesmo tempo. Essa é uma habilidade válida em alguns contextos, desde que não interfira negativamente em seu desempenho – conforme estudo, tentar realizar diversas tarefas ao mesmo tempo pode fazer com que se seja 40% menos produtivo.

Inicie sua rotina sempre executando suas atividades prioritárias. A tentação de fazer concomitantemente outras tarefas ao mesmo tempo pode ser grande, mas seu resultado normalmente é o atraso na entrega e a perda de qualidade do trabalho.

A administração do tempo nas empresas é uma prática fundamental para aumentar a competitividade das organizações, maximizar seus resultados e melhorar a produtividade de seus profissionais. Ela ajuda a criar um clima interno mais saudável, a reduzir os níveis de estresse e desgaste dos funcionários, melhorando sua qualidade de vida e criando um ambiente mais propício à inovação e à conquista de melhores oportunidades de carreiras para quem demonstrar eficácia e bons resultados na utilização de seu tempo produtivo.

Como você realiza o gerenciamento de seu tempo no trabalho? Já utilizou alguma de nossas dicas? Deixe sua mensagem nos comentários! Confira neste post mais dicas para ser mais produtivo e continue aprendendo aqui no blog estratégias para melhorar o seu desempenho e se destacar em sua carreira.