Entenda como funciona o ciclo PDCA para sua gestão

ciclo PDCA

Você, certamente, já ouviu um velho ditado que diz que a prática leva à perfeição, não é mesmo?

Ele é utilizado em diversas situações ao longo da vida: aprender a andar de bicicleta, dirigir, conhecer novos conteúdos na faculdade e até mesmo na gestão das empresas. Na gestão das empresas? Sim, é isso mesmo! O ciclo PDCA mostra que a prática pode levar a sua gestão à perfeição.

Existem pessoas que têm uma ideia boa, algum dinheiro para investir e pensam que essa é a fórmula mágica do sucesso. Elas nem sequer planejam de que maneira vão atuar no mercado. É claro que essas empresas podem crescer, mas, com o passar do tempo, vai surgir a necessidade de gerir times, administrar diversas atividades, lidar com prazos curtos e buscar formas de melhorar processos.

Toda empresa que deseja ser eficiente deve utilizar ferramentas de gestão. Elas são fundamentais para o sucesso do planejamento estratégico do negócio e para a condução da rotina de trabalho de forma mais otimizada.

O planejamento estratégico é indispensável para que as empresas aperfeiçoem processos. Além disso, ele guia todo o processo decisório para que a organização tire de letra todos os desafios que o mercado impõe.

Uma das metodologias mais utilizadas para que o planejamento estratégico seja assertivo é o ciclo PDCA. Essa técnica torna a gestão mais ágil, e os processos da empresa passam a ser mais claros e objetivos para que os resultados organizacionais melhorem cada vez mais.

Quer saber como? Então, acompanhe o artigo que preparamos e entenda como funciona o ciclo PDCA para sua gestão. Confira!

O que é ciclo PDCA?

O ciclo PDCA – ou ciclo de Deming ou de Shewart – é uma técnica de gestão que tem como objetivo principal a melhoria contínua dos processos.

Esse método combina quatro passos: planejar (plan), fazer (do), verificar (check) e agir (act). O ciclo PDCA tem origem americana, e foi criado na década de 1920 pelo físico Walter Andrew Shewart.

A metodologia se popularizou na década de 1950, graças ao estatístico e professor William Edwards Deming, conhecido como o pai do controle de qualidade nos processos produtivos.

Sabe o porquê essa técnica caiu na graça da maioria dos administradores e empresários? Porque não importa o tamanho ou a área de atuação da empresa: o ciclo PDCA pode ser utilizado em todos os negócios. O que muda de uma organização para a outra é o tamanho e os tipos dos problemas.

O ciclo PDCA ajuda as organizações a melhorarem a gestão devido ao controle de processos e de atividades (internas e externas). Com o tempo, a informação passa a ser padronizada e os erros que podem atrapalhar as tomadas de decisões são reduzidos.

Então, o objetivo principal da sua utilização é a melhoria contínua. A base do ciclo PDCA é a repetição. Dessa forma, os gestores podem compreender a origem dos problemas e de que maneiras resolvê-los para atingir os objetivos desejados.

Com isso, o planejamento estratégico da sua empresa agradece, pois as ações são continuamente repensadas para obter bons resultados.

Passo a passo das etapas do ciclo PDCA

O ciclo PDCA deve seguir a ordem da própria sigla. Ou seja, você começa com o planejamento e faz o levantamento de informações.

Depois, parte para a prática, executando o que foi planejado, verificando os passos e definindo quais precisarão de uma ação para corrigir divergências.

Confira mais de perto o passo a passo das etapas do ciclo PDCA:

Plan (planejamento)

Todo gestor deve conhecer a importância de planejar, não é mesmo? Essa é a garantia de que as decisões serão tomadas de acordo com o planejamento estratégico.

Nessa etapa, é feita a análise dos problemas que precisam ser resolvidos. Responder a algumas perguntas pode ajudar nesse momento: quais processos estão relacionados a esse problema? Com que frequência ele ocorre? Quais são as suas causas? Quais são as metas e os objetivos desejados? Qual é o tempo disponível para alcançá-los? Quais são as ferramentas de controle e informações disponíveis?

Durante essa fase do ciclo PDCA é feito o diagnóstico dos elementos causadores do problema – isso é fundamental para definir um plano de ação eficiente e atacar a raiz do problema para corrigi-lo.

Do (execução, fazer)

De nada adianta fazer uma planejamento cuidadoso e guardá-lo na gaveta! É hora de colocar a mão na massa: nessa etapa, tudo aquilo que foi determinado no passo anterior é executado.

Para não comprometer o ciclo PDCA, é importante treinar todos os envolvidos para que a realização seja um sucesso.

Check (verificação, checagem)

A terceira etapa do ciclo PDCA consiste em monitorar e avaliar os resultados obtidos. Aproveite esse momento para confrontá-los com o planejado. Assim, você saberá quais ações foram realizadas e os resultados que elas trouxeram.

Act (ação)

Ao final da quarta etapa do ciclo PDCA, é preciso tomar as providências necessárias para o sucesso da gestão. Verifique novos planos de melhorias para corrigir falhas e aprimorar processos.

Lembre-se: o ciclo PDCA é contínuo! Os resultados estão conforme o planejado? Parabéns, mas é preciso continuar assim, por isso, aproveite para padronizar o processo e garantir que as práticas sejam repetidas. Existem falhas? É hora de agir para corrigi-las até obter os resultados que você deseja.

Vantagens de aplicação do ciclo PDCA

A aplicação do ciclo PDCA pode ser feita em diversos tipos de projetos, desde os mais simples até aqueles que tiram o sono dos gestores.

A utilização dessa metodologia traz muitas vantagens para as empresas, conforme veremos a seguir.

Melhoria constante

Você já tentou de tudo para resolver um problema na sua empresa, mas não teve sucesso? Não se desespere: o ciclo PDCA ajuda a identificar outras maneiras de solucionar determinados problemas.

Sabe como? Já que o ciclo é contínuo, a identificação de falhas também é. Assim, você poderá conhecer as dificuldades e aplicar as melhorias necessárias.

Tomada de decisão mais assertiva

O uso do ciclo PDCA acaba com aquele instinto que alguns gestores têm de tomar decisões de forma impulsiva, ou à base do achismo ou feeling. Como as decisões são tomadas seguindo a ordem das etapas, com o tempo, todos acabam se educando e são mais pacientes para agir de forma mais assertiva e colher melhores resultados.

Acompanhamento de resultados

Uma opinião é unânime entre os gestores: você só pode gerenciar aquilo que pode medir. Por meio do ciclo PDCA, você deve  acompanhar de perto os resultados obtidos com cada ação e traçar melhorias.

Facilidade de aplicação

O ciclo PDCA pode ser usado em qualquer tipo de projeto, e o engajamento das equipes aumenta conforme elas visualizam as mudanças realizadas e os resultados alcançados.

Desenvolvimento pessoal e profissional

O ciclo PDCA exige um elevado nível de envolvimento em todas as suas etapas. Isso garante um aprendizado maior das equipes durante a execução dos projetos. E os resultados são o aumento da produtividade e equipes de alta performance!

Cuidados para evitar problemas na aplicação do ciclo PDCA

Por mais que a aplicação do ciclo PDCA seja bastante simples, existem alguns cuidados que devem ser tomados para evitar problemas. Confira os erros mais comuns e fuja deles!

  • Executar sem planejar.
  • Fazer e não mensurar resultados.
  • Interromper o ciclo.
  • Não informar ou preparar as equipes.

O ciclo PDCA ajuda a transformar problemas em oportunidades de melhorias na gestão das empresas. Isso colabora com o sucesso do planejamento estratégico do negócio, pois você consegue ver o que está dando errado e de que forma agir para melhorar.

A gestão do negócio se torna mais eficiente, pois o ciclo não para nunca e você diminui suas chances de erros e imprevistos. Assim, os acertos passam a ser cada vez mais frequentes para que o seu negócio se fortaleça e cresça consistentemente a cada dia.

E você, já conhecia o ciclo PDCA? Quais ferramentas de gestão a sua empresa utiliza? Compartilhe suas dicas e experiências nos comentários!

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Engenheiro por formação e educador por paixão. Tenho a educação como paixão pessoal e profissional, por gostar de estar sempre ensinando e aprendendo. Estou sempre disposto a ouvir pontos de vistas e argumentar sobre diversos assuntos. Como hobbies, gosto de jogar poker e conversar sobre investimento e finanças pessoais.