Navigation

Administração
Como prever e administrar os custos de uma empresa de maneira eficiente?

Mais de 1,8 milhão de empresas fecharam as portas no Brasil em 2015 um aumento no índice de mortalidade de mais de 300%, quando comparado ao ano anterior. A principal justificativa para esse quadro ainda é a recessão econômica que o país enfrenta.

Mas a famosa “crise” tem servido como acobertadora de um problema bastante neglicenciado pelos empresários e que causa o fechamento de metade dos negócios brasileiros em menos de dois anos: a falta de planejamento e controle financeiro.

Não importa qual é o tamanho da sua empresa. Todo empresário, mesmo que tenha um perfil mais criativo, estrategista ou voltado para a produção de conteúdo, precisa acompanhar de perto as finanças do seu negócio ou corre o sério risco de se tornar parte dessa estatística.

Então fique calmo! Administrar os custos de uma empresa pode ser mais fácil do que você imagina. Seguindo uma fórmula que envolve “organização + investimentos” você pode controlar o fluxo financeiro do seu negócio sem ficar no vermelho no fim do mês, sem comprometer o seu capital de giro e, de quebra, impulsionar o crescimento. Quer saber como? Confira as nossas dicas!

Tenha um planejamento financeiro

Parece um pouco óbvio, mas um dos principais erros que levam uma empresa à ruína é a falta de planejamento financeiro. Não importa qual é o porte do seu negócio, é preciso ter um controle de tudo o que entra e tudo o que sai.

No entanto, planejamento financeiro não é só isso. Sua estratégia envolve uma tentativa de prever o que o mercado pode te trazer, a fim de evitar sustos ou gastos desnecessários na gestão do negócio.

Seu papel é também determinar o rumo de uma empresa de acordo com o seu objetivo na maioria dos casos, crescer. Com ele você pode focar orçamento e trabalho no que é importante para o desenvolvimento, e não em reparação de danos.

Mantenha o seu fluxo de caixa atualizado

Um fluxo de caixa é a principal ferramenta do planejamento financeiro e do controle de custos de uma empresa. Sua principal funcionalidade está em organizar cronologicamente todas as despesas e lucros, evitando problemas como falta de capital de giro ou capital líquido.

Para controlar um fluxo de caixa, desconte do saldo inicial todas as despesas da sua empresa e acrescente valores de lucros. Assim você saberá se o seu saldo operacional foi positivo ou negativo.

Essa atualização pode ser feita por dia, semana, mês ou por quinzena. Depende do tipo ou porte do seu negócio. Nossa dica é que ele seja regular ou você pode perder o controle dos custos da empresa e ver as suas contas desandarem.

Não inclua todas as despesas em uma mesma categoria

Um erro de muitas empresas é não separar as previsões de custos, dos gastos e dos investimentos, incluindo todos juntos em uma mesma categoria. Os custos são os valores gastos com a produção, desde a mão de obra até o lançamento do seu produto ou serviço.

Já os gastos entram em categorias mais gerais, que se dividem em fixas ou variáveis – como o pagamento mensal de uma conta de luz ou a compra de uma nova resma de papel, por exemplo. Tudo o que foi gasto precisa ser computado.

Outras despesas pontuais, como a compra de um software mais eficiente ou de um curso profissionalizante para a sua equipe, por sua vez, contam como investimentos – pois são essenciais para o crescimento sustentável da sua empresa a longo prazo.

Segmente os custos da sua empresa por setor

Mesmo com o fluxo de caixa atualizado, nem sempre é possível fazer uma boa gestão de todos os custos da empresa, por isso essa dica é tão importante. Os agrupamentos de despesas entre cada setor de uma empresa, como administração, RH, desenvolvimento de produto, comunicação e comercial são conhecidos como centros de custos. Sua principal função é ajudar o gestor a saber onde, e como, o dinheiro está sendo gasto de uma forma mais organizada.

Essa é uma estratégia muito eficiente para medir de forma lógica como serão distribuídos os gastos e os investimentos em cada setor. Por exemplo, se a sua equipe de assessoria de imprensa gasta três vezes mais do que a de publicidade, você pode criar uma metodologia que favoreça os publicitários ou identificar mais facilmente possíveis mudanças para equilibrar os gastos com esses setores.

Invista em ferramentas eficientes

Por incrível que pareça, muitos negócios ainda controlam todo o seu fluxo de caixa, principalmente os de menor porte, em cadernos ou livros de papel. Até mesmo os maiores, que já se renderam ao mundo da tecnologia, cometem erros ao investir em ferramentas de gestão financeira ineficientes.

Para organizar todos os custos de uma empresa, além dos gastos, investimentos e receitas, é preciso ter um software prático, ou recorrer às tradicionais planilhas do Excel. O importante é que sejam de fácil acesso para administradores e gestores financeiros e que tenham um controle bem detalhado, para evitar cálculos errados, valores que não batem e prejuízos.

Destine uma única conta para a folha de pagamento

Uma das principais etapas de controle de custos de uma empresa é a folha de pagamento dos colaboradores. Você pode facilitar o processo burocrático terceirizando esse serviço com uma empresa especializada, que pode ajudar ainda a evitar complicações judiciais ou o pagamento de possíveis multas por qualquer irregularidade.

Mas se essa não for uma opção para o seu negócio nesse momento, trate como prioridades o pagamento da sua equipe, as bonificações e benefícios obrigatórios, o adicional noturno, de periculosidade e insalubridade, o INSS e FGTS, o 13º salário e as férias remuneradas.

Uma dica para organizar e controlar esses custos é ter uma única conta bancária destinada a eles. Além de trazer uma visão realista sobre que porcentagem o seu material humano representa nos gastos e saldo orçamentário da sua empresa, essa estratégia ajuda a manter tudo em dia em caso de comprovação de algum pagamento ou fiscalização.

E então, gostou das nossas dicas? Acredita que elas são válidas para ajudar no controle de custos de uma empresa? Então não deixe de conferir as nosso passo a passo para transformar um negócio pequeno em um empreendimento gigante!

am_cta_ebook06_gestaoempresarial

Engenheiro por formação e educador por paixão. Tenho a educação como paixão pessoal e profissional, por gostar de estar sempre ensinando e aprendendo. Estou sempre disposto a ouvir pontos de vistas e argumentar sobre diversos assuntos. Como hobbies, gosto de jogar poker e conversar sobre investimento e finanças pessoais.