Como traçar um planejamento diário de atividades aproveitando o tempo?

CEOS e gestores sempre estão com o dia cheio de atividades e, embora se esforcem ao máximo para dar conta de todas as tarefas importantes, vez ou outra precisam “apagar incêndios” na empresa. Por conta disso, levam uma rotina agitada, estressante e, às vezes, pouco produtiva.

Mas existe um caminho para resolver essa questão, e ele passa pelo planejamento diário de todas as atividades e do esforço em ser o mais produtivo possível, garantindo maior qualidade nos afazeres. Dessa forma, você também consegue melhorar a sua qualidade de vida, pois fica com mais tempo para cuidar da sua saúde e dar atenção aos seus familiares e amigos.

Por isso, no post de hoje você vai aprender como, finalmente, se organizar melhor e ter uma rotina de liderança de qualidade. Vamos lá?

Os benefícios de um planejamento diário de atividades

Antes de falarmos sobre como montar o seu planejamento diário na empresa, você precisa entender quais as vantagens de ser mais organizado no dia a dia corporativo.

Dessa forma, é possível ter argumentos suficientes para a sua mente entender que todo o esforço em melhorar os seus hábitos trará benefícios, tais como:

  • Problemas diminuídos: reuniões esquecidas e prazos não cumpridos podem significar consequências sérias no ambiente corporativo (ainda mais se for com algum fornecedor importante, por exemplo). Com um planejamento diário de atividades, isso seria facilmente gerenciado.
  • Menos stress: não é segredo para ninguém que ter um dia sem direcionamento na empresa pode gerar um imenso stress e atrapalhar as decisões importantes que o CEO ou os gestores precisam tomar. Gerenciar o tempo reduz, e muito, essa consequência, que afeta a sua saúde.
  • Tempo livre: imagine conseguir fazer todas as suas tarefas importantes do dia em menos de 8h ou 6h? Parece difícil, mas não é impossível, e um bom planejamento diário ajuda nesse processo produtivo – que é aperfeiçoado aos poucos, na prática mesmo.
  • Evita a perda de tempo na execução das tarefas: quando você se planeja e sabe tudo o que precisa fazer no dia, perde menos tempo e já inicia as primeiras horas de trabalho realmente produzindo e aproveitando que está com mais energia. Consequentemente, mais tarefas serão executadas e você conseguirá aproveitar mais o tempo desenvolvendo novas ideias e projetos para o crescimento da empresa.
  • Deadlines em dia: quando existe um planejamento minucioso de todas as tarefas do dia, aquelas que exigem maior tempo de execução podem ser quebradas em outras menores, ajudando no cumprimento dos deadlines.
  • Diminuição de retrabalho: uma boa organização está intimamente ligada com a diminuição de erros e, consequentemente, de retrabalho. Isso porque, durante o planejamento diário, você já tem a noção do que deve ser feito e quanto tempo, em média, levará para ser feito.
  • Ajuda na hora dos obstáculos: é claro que nem sempre o planejamento dá para ser seguido à risca, ainda mais em se tratando do CEO e dos gestores da empresa – que ainda têm uma equipe inteira de colaboradores para direcionar. Mas parte do processo de planejamento está na criação de contingência para problemas inesperados, ou seja, é preciso criar uma gestão de riscos.
  • Contribui para o crescimento da empresa: como um líder que se planeja diariamente, você efetua suas tarefas em menos tempo e, dessa forma, consegue parar um pouco e planejar o futuro da sua empresa, tendo ideias para inovar.
  • Ajuda no crescimento profissional: com o controle do seu tempo e as tarefas em dia, você consegue, finalmente, fazer aquele curso que tanto sonhava e que vai contribuir para o seu desenvolvimento como líder.
  • Ajuda na autoavaliação: por fim, o planejamento diário das atividades ajuda na hora de avaliar a produtividade e o progresso dos projetos desenvolvidos. Com isso, é possível saber o que precisa ser feito para aparar algumas arestas e evoluir na gestão do negócio.

O planejamento diário no dia a dia corporativo

Tendo em mente todos os grandes benefícios que um planejamento diário traz para a vida profissional e pessoal, vamos passa para a fase da execução. Lembre-se de que essa é uma tarefa cujos resultados não vêm da noite para o dia: é preciso ter perseverança e confiança de que todo o esforço trará a devida recompensa.

Preparamos, abaixo, ótimas dicas que, se seguidas diariamente, vão ajudar a deixar o seu planejamento otimizado.

# Liste as tarefas diárias e defina o que é prioridade

O primeiro passo é definir a sua agenda do dia. Uma dica importante e que muitos líderes não se dão conta é de que não somos super-heróis. Isso significa que não dá para agendarmos milhares de tarefas no dia, mesmo sabendo que não daremos conta, ou, ainda, resolvermos um projeto gigante em um só dia, sabendo que ele necessita ser “quebrado” em tarefas menores.

Então, um planejamento diário eficiente é aquele que você não se exige além do que pode, porque isso geraria stress e um sentimento perturbador de não conseguir ser produtivo.

Dito isso, vamos à prática. Você precisa ter uma agenda, que pode ser de papel ou mesmo aqueles aplicativos que ajudam no planejamento diário.

Um bom planejamento diário de atividades é aquele feito com base na chamada matriz de priorização. Já falamos sobre ela aqui no blog, que nada mais é do que uma técnica que ajuda a definir o que é prioridade e o que não deve ser feito.

Mas o que são tarefas prioritárias? São aquelas que, de acordo com a matriz de priorização, são classificadas em importantes e urgentes, enquanto importante é tudo o que, se feito, trará bons resultados e urgente é a tarefa que, se não for feita, trará problemas. Então, a prioridade do seu dia será sempre resolver as tarefas que precisam ser feitas agora, pois trará bons resultados, e que se não forem feitas, trará problemas.

Também existem as importantes, mas que não são urgentes, pois se você não as fizer agora, não trarão problemas – mas se fizer, melhoram algo. São atividades, portanto, que você decide quando fazer.

Existem, ainda, aquelas tarefas classificadas em não importantes e urgentes – essas você pode delegar para algum gestor ou colaborador de confiança.

Sabe aquelas tarefas que têm ares de importantes e urgentes, mas, na realidade, não são? Responder e-mail e mensagens no WhatsApp (se a gente responde uma, chegam outras dezenas de mensagens) são exemplos de atividades que, se você não fizer, não trarão problema nenhum (é claro que existem exceções, ainda mais quando se está na liderança).

Elas, também conhecidas como falsas emergências, podem esperar. Então, não as priorize no seu dia, pois, assim, você irá minar as suas energias já nas primeiras horas de trabalho – e quando você finalmente conseguir resolver as verdadeiras pendências, pode ser tarde demais: seu cérebro já estará cansado.

Dá uma olhada num exemplo de matriz de priorização:

# Defina prazos

Durante a definição da sua agenda do dia, também é necessário que você limite prazos para cada uma das tarefas. Não se esqueça de definir um deadline possível para se manter focado nele, sem atropelos.

É claro que você, como líder de uma empresa, tem mil coisas para fazer ao mesmo tempo, mas isso não significa que cumprir o maior número possível de tarefas lhe torna mais produtivo. Por isso é tão importante definir prazos, para que você não se torne multitarefas sem conseguir se concentrar nelas.

Vamos supor que você tenha três tarefas para fazer: se reunir com um cliente (importante e urgente), se reunir com a sua equipe para dar um feedback (importante não urgente) e responder a dezenas de e-mails aleatórios (não importante e não urgente).

Certamente, não dá para fazer tudo isso ao mesmo tempo, então defina prazos para cada uma deles: 1 hora de reunião com o cliente, 25 minutos de reunião com a equipe e 15 minutos para responder aos e-mails. Concentre-se nas tarefas e não queira misturá-las. Afinal, cada uma delas já tem seu devido espaço na agenda.

# Planeje o dia seguinte

Baseado no que você concluiu, já dá para ter noção do que terá que ser feito no dia seguinte. Então, separe os minutos finais no escritório para fazer uma rápida lista das atividades importantes e urgentes que precisam ser feitas – sempre se lembrando dos conceitos da matriz de priorização. Com isso, ficará mais fácil você se organizar no dia seguinte e usar as primeiras horas de energia para a execução das tarefas.

# Organize o seu espaço de trabalho

Local de trabalho desorganizado é terrível para a nossa produtividade e atrapalha na hora do planejamento diário. Comece fazendo uma boa limpeza (caso não tenha um colaborador específico para isso) e aproveite para eliminar papeis e objetos que não são mais úteis. Se você separar a sexta-feira para a tarefa, por exemplo, chegará na segunda com mais disposição, pois começará a semana mais organizado.

Além de organizar a sua mesa de trabalho, também não se esqueça de organizar a sua área de trabalho no computador, deixando apenas os arquivos importantes e as tarefas do dia nele. Tenha uma cadeira e uma mesa apropriadas para a sua postura e não deixe de ter à disposição água para se manter hidratado.

# Saiba descansar e dizer “não”

Ter um planejamento diário eficiente não significa que você será o rei da produtividade, pois isso dependerá de uma série de fatores – inclusive de como está a sua saúde mental.

Então, quando sentir que, definitivamente, não está conseguindo se concentrar, pare um pouco e descanse. Também saiba dizer “não” educadamente (até para si mesmo) quando surgirem muitas demandas e você não dar conta. Lembre-se: não assuma responsabilidades maiores que você se propôs no dia – mesmo que seja o líder da empresa.

Por isso é que é essencial fazer as tarefas importantes e urgentes em primeiro lugar, pois evita que, no decorrer do dia, as energias já estejam fracas e elas sejam deixadas para o dia seguinte – gerando uma bola de neve de tarefas que não pode mais esperar.

Aplicativos que podem ajudar no planejamento diário de atividades

Se você gosta da tecnologia para a gestão do seu tempo ou quer começar a experimentar, preparamos, a seguir, uma lista de aplicativos que podem ser úteis para o seu planejamento diário.

# Google Keep

O aplicativo da Google é um bloco de notas em que você pode gravar voz para que seja transcrita automaticamente. O usuário também pode tirar fotos de recibos e documentos e organizá-los facilmente para posterior pesquisa. Além disso, é possível compartilhar a lista com outras pessoas.

Disponível para navegadores, além de dispositivos Android e iOS.

# Remember the Milk

Esse aplicativo é um dos mais utilizados para planejamento diário por pessoas de várias partes do mundo, pois é simples, mas cumpre seu papel com competência. Com ele, você consegue organizar tanto as tarefas profissionais quanto as pessoais, como uma lista de compras, por exemplo, ou adicionar um lembrete de aniversário de alguém da família.

Disponível para Android e iOS.

# Todoist

Disponível nas versões gratuita e paga, este aplicativo é uma ferramenta bem interativa e com uma série de recursos para você organizar o dia a dia, inclusive levando em consideração a sua localidade.

Também é possível dividir tarefas maiores em menores, visualizar dados sobre a sua produtividade ao longo do tempo e uma série de outros recursos interessantes.

Disponível para navegadores, Android e iOS.

# 1-3-5 Coisas a fazer

Este é um aplicativo pago muito fácil de usar, mas com uma restrição: você só pode armazenar 9 tarefas ou projetos por dia, sendo que 1 será de alta prioridade e ficará em vermelho. As outras 3 tarefas terão prioridade média e aparecerão em amarelo, e, finalmente, as 5 tarefas restantes terão prioridade baixa e ficarão cinzas.

Isso pode ajudar muito na hora de cumprir a matriz de priorização. É ideal, portanto, para quem não tem muitas tarefas durante o dia e quer trabalhar sua produtividade.

Disponível para Android e iOS.

# Wunderlist

Esse também é um aplicativo bem interessante para um planejamento diário eficiente. Você consegue programar o recebimento de lembretes e, também, compartilhar as listas para trabalhar em conjunto com uma equipe, pois é possível conversar com outros usuários. Existe, ainda, a possibilidade de adicionar projetos e tarefas usando a voz no Google Now ou pela Siri.

O Wunderlist está disponível para dispositivos móveis Android, iOS, Windows Phone, além dos principais navegadores, leitores Kindle e, também, nos Watchs.

Realizar um planejamento diário de atividades é fundamental para que os líderes das empresas se organizem melhor, sejam produtivos e, ainda, monitorem as atividades dos colaboradores de forma equilibrada e eficiente. Portanto, não deixe de começar a colocar a sua organização em prática hoje mesmo.

Se você quer se aprofundar no tema produtividade, preparamos um post especial sobre a técnica conhecida como Princípio de Pareto, que pode revolucionar a rotina de trabalho de toda a sua equipe: confira nossas dicas e até a próxima. 
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