Comunicação Interna: 5 erros que causam grandes prejuízos

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Como você dialoga com os colaboradores de sua empresa?

Que canais estão abertos? Os líderes de sua empresa conversam com as equipes ou apenas transmitem comandos? Para o sucesso da sua empresa, a qualidade da comunicação interna é fator fundamental.

No artigo de hoje, você vai encontrar alguns dos principais erros cometidos quando o assunto é a comunicação interna, além de dicas de como evitar sua repetição. Confira!

Erro #1. Comunicação unilateral

Se, por um lado, a liderança é fundamental para a articulação de uma equipe, por outro, a forma como você executa essa liderança e comunica a tomada de decisões para seu time também faz diferença.

A comunicação interna, quando feita de forma impositiva e verticalizada, pode gerar descontentamentos e insatisfação nos colaboradores. E isso é contraproducente, já que essas sensações atrapalham o bom andamento das dinâmicas da organização e na motivação e, consequentemente, na produtividade das equipes.

Uma pesquisa revelou que colaboradores mais felizes produzem 12% a mais, já aqueles que se sentem insatisfeitos geram gastos com demissão que podem chegar a  R$ 900 bilhões por ano. Por isso, investir em uma comunicação interna de via dupla, que seja motivadora, é essencial para o sucesso e mesmo para as finanças das empresas.

Dessa forma, tenha sempre em mente que todas as decisões tomadas vão impactar de alguma forma no modo de trabalho – e, às vezes, até de vida – de seus funcionários, e que, por conta disso, eles têm o direito de ser notificados de tudo o que for decidido e que impacte em sua rotina laboral.

Mais do que informados, eles precisam receber essa informação de forma clara e motivadora, além de, também, visualizar um espaço de diálogo sobre o que foi comunicado.

Comunicação interna é uma via de mão dupla, e ela só será eficaz quando as duas partes envolvidas se sentirem ativas, com voz e espaço para ser escutadas.

Um estudo demonstrou que passamos quase 50% de nosso período comunicativo ouvindo pessoas e, se não fazemos isso bem, imagine quanto tempo e oportunidades estão sendo perdidas! Essa habilidade evita ruídos na comunicação interna, retrabalhos e favorece a criação de bons relacionamentos.

Nesse sentido, vale disponibilizar ferramentas para que os colaboradores possam dialogar e dar sugestões sobre as resoluções e a dinâmica empresarial. Além disso, a amplificação dos canais de comunicação interna também tem potencial para trazer ainda mais melhorias, já que facilita que sugestões inovadoras sejam acolhidas.

Às vezes, os responsáveis por executar todos os dias o mesmo trabalho são os que melhor vão saber opinar sobre como melhorar determinada função ou serviço de sua empresa. Por isso, ouça o que eles têm a dizer!

O certo é que sua empresa só tem a ganhar com a abertura do diálogo, já que a valorização da opinião dos funcionários vai gerar um maior engajamento por parte dos colaboradores, que passarão a se ver, realmente, como parte de algo maior para o qual eles dedicam boa parte de seu tempo.

Erro #2. A escolha das ferramentas de comunicação interna

Se criar estratégias e disponibilizar ferramentas para que funcionários se comuniquem com seus empregadores e com seus pares é fundamental, prestar atenção em quais são as ferramentas empregadas é de igual relevância.

Com um mercado cada vez mais digital, são as empresas que sabem fazer uso da tecnologia que se destacam. Com relação à seleção de canais de comunicação interna, isso não é diferente: é fundamental que você busque, cada vez mais, o emprego de ferramentas e a realização de campanhas que, realmente, dialoguem e reafirmem os valores e os objetivos institucionais.

Além disso, a possibilidade de que funcionários de todas as estratificações da empresa tenham voz em todos os espaços – eventos, reuniões, informativos, etc. – também reafirma o comprometimento em ouvir os envolvidos em seu funcionamento.

Acredite, isso terá grande impacto nos resultados de sua empresa: cerca de 80% dos participantes de um estudo afirmaram ser fundamental para sua satisfação que seu líder ouça respeitosamente suas ideias.

Tudo isso possibilita, ainda, o reforço de uma identidade empresarial e, com certeza, permitirá, também, um aumento na produtividade.

Erro #3. Falta de feedbacks

Ouvir o que as pessoas que fazem parte de sua empresa têm a dizer sobre ela faz toda a diferença na execução da liderança, e dar um feedback para essas mensagens é ainda mais fundamental.

O feedback é um recurso de comunicação interna que deve ser constantemente utilizado pelos gestores para estimular o engajamento e a motivação das equipes. Além disso, adotá-lo como hábito ajudará a reduzir os índices de rotatividade da sua empresa, já que estima-se que o feedback gere redução de 14,9% nas taxas de turnover.

Lembre-se sempre de que todos gostam de ter um retorno, tanto no que diz respeito ao desempenho profissional quanto às sugestões e opiniões emitidas, quando um canal de diálogo é aberto.

Abrir esse espaço de conversa e não responder ao que as pessoas têm a dizer vai gerar consequências negativas e fazer com que os colaboradores achem que não estão sendo realmente ouvidos, ou que sua opinião não é relevante, o que gera desmotivação e pode elevar o turnover de sua organização.

Por isso, busque formas de manter esse diálogo e dê um feedback para seu pessoal sempre que possível.

Erro #4. O excesso de comunicação

Depois de abrir canais de diálogo e de escolher as ferramentas adequadas para que essa conversa aconteça, não se esqueça de atentar para que tipo de mensagem você quer que seja repassada.

Mais do que isso, avalie e elenque as principais informações que você quer que sejam associadas à sua empresa. Quando um colaborador for questionado sobre com o que trabalha, que tipo de resposta você imagina como ideal? Qual é a primeira coisa que você deseja que seja lembrada?

Para que essas respostas estejam presentes de forma clara na memória de todos os colaboradores de uma organização, é fundamental que planejar muito bem as mensagens que serão transmitidas pelos canais internos. Dessa forma, não peque pelo excesso!

Lembre-se de que, em boa parte das vezes, falas e correspondências espaçadas têm mais potencial de ser absorvidas do que as que são repetidas diariamente e já foram incorporadas na rotina de uma instituição.

Busque, também, formas de diversificar o que está sendo dito para que os colaboradores não decorem uma mensagem, mas realmente absorvam e compreendam o que você quer dizer e possam explicar e propagá-la efetivamente.

Analisar estrategicamente que tipo de ferramenta usar para determinado memorando e quando empregá-la também faz toda a diferença. Aposte na diversidade, pois o seu público interno também é diverso!

Erro #5. A relação entre comunicação interna e externa

Depois de pensar em todas essas formas de aprimorar a comunicação interna com os funcionários, é fundamental que você olhe para a relação entre as comunicações internas e externas.

Pesquisar e ter bem definido quem é seu público-alvo possibilita ter ainda mais claro qual mensagem você deve passar enquanto gestor para que todos da empresa cumpram com aquilo que o público espera dela.

Por falar em público e tecnologia, também é de extrema importância que todos os posicionamentos e valores empresariais sejam transmitidos de forma objetiva para o público externo.

Que conceito você quer ver associado à sua empresa? Que tipo de clientes quer conquistar? Qual é objetivo de sua organização? Todas essas questões devem ter respostas claras e de fácil entendimento, pois isso estreita a relação com seu público e aproxima a empresa, tanto de seus funcionários quanto do restante da sociedade.

Nesse sentido, outro erro bastante comum e cometido por gestores que costumam deixar a comunicação interna em segundo plano é o de não dar a atenção necessária às campanhas institucionais e aos responsáveis por elas.

Tenha sempre em mente que um investimento um pouco maior na hora de contratar designers e especialistas em comunicação vai sempre significar um impacto maior e mais efetivo no clima organizacional e na qualidade de sua comunicação interna.

Vale lembrar, também, que as pessoas responsáveis por esse trabalho estudaram e se aperfeiçoaram para fazê-lo e que, por mais que você ache que é a pessoa que mais conhece sua empresa, confiar no talento e na sabedoria desses profissionais vai ser o diferencial para o sucesso de sua empresa e para a produtividade de sua equipe.

De novo: vivemos no auge da tecnologia! Utilize as ferramentas e os canais de comunicação a seu favor – desde que você preste a devida atenção nisso e saiba selecionar quem serão os responsáveis por cuidar deles.

Quando sua marca cresce e ganha reconhecimento, todos os envolvidos também são impactados. Assim, você, com certeza, terá uma melhora no desempenho do relacionamento com seus funcionários, que se sentirão ainda mais estimulados a colaborar para o sucesso da sua empresa, o que possibilita que eles se reconheçam como parte da conquista.

Assim, para desenvolver uma comunicação interna estratégica e de impacto, é necessário conhecer bem o perfil de seus funcionários e dominar técnicas de gestão voltadas para gerar engajamento e motivação dos colaboradores.

Fazer um curso de Administração de Empresas ou uma pós-graduação em business pode ajudar os gestores nessa tarefa tão impactante para o sucesso de sua organização.

E você, como lida com a comunicação interna na sua empresa? Caso tenha alguma dúvida ou dica sobre esse tema, deixe o seu comentário, aguardamos a sua colaboração!