Elimine o pior inimigo de sua produtividade: a procrastinação

produtividade

Se tem uma característica que tira o sono dos empreendedores é a procrastinação. Por mais que o nosso dia seja agitado e cheio de metas, ainda assim insistimos em adiar algumas tarefas – e por vários motivos –, fazendo com que a agenda vire uma insuportável bola de neve de compromissos com prazos apertados e que só cresce.

Por mais que os empreendedores tenham suas agendas devidamente preenchidas, isso não significa que terão um dia verdadeiramente produtivo, e isso, além de causar certo pânico e sentimento de culpa, também pode atrapalhar o crescimento do negócio.

Se você também enfrenta esse grande problema da procrastinação, então dedique um tempo para ler o post de hoje; vamos entender melhor sobre esse assunto e dar algumas dicas de como vencer, dia a dia, essa batalha travada em nossa mente.

Afinal de contas, por que procrastinamos?

Quando algumas pessoas ouvem falar na palavra procrastinação, geralmente vem à mente uma imagem de uma pessoa descansando feliz e realizada enquanto adia o início ou a finalização de alguma tarefa.

Mas na realidade, quem sofre desse mal sabe que o cenário é outro: a procrastinação nos deixa infeliz, insatisfeito, ansioso e com baixa-autoestima, pois nos sentimos fracos frente a uma agenda de compromissos que não conseguimos seguir à risca.

E mesmo sabendo que, mais cedo ou mais tarde, teremos que cumprir os prazos, por que ainda insistimos em procrastinar? Alguns motivos podem ser explicados, como:

Excesso de iniciativas sem finalização

Às vezes podemos ser especialistas na arte de planejar. Sabemos exatamente o que fazer, como fazer, calculamos os riscos envolvidos, dividimos os objetivos maiores em metas menores e com prazos, enfim, somos mestres em colocar ideias no papel.

O problema é que nem sempre conseguimos perseverar o suficiente para finalizá-las. Algumas pessoas nem chegam a iniciar o projeto; outras desistem na primeira pedra no caminho.

Excesso de distrações

Como é difícil ser produtivo em tempos de wi-fi, não é mesmo? Chegamos cedo e com energia ao trabalho, prontos para começar mais um dia promissor e, de repente, as pequenas/grandes distrações começam: e-mail chegando, notificações de redes sociais, o “Urgente” do post de um site de notícias em letras garrafais e na cor vermelha, o WhatsApp, aquele vídeo novo do seu canal do Youtube favorito, o Google e aquela caixinha mágica que oferece respostas a todos os nossos questionamentos…

Somos estimulados a todo instante e de todas as formas, o que realmente dificulta, e muito, a nossa produtividade. Isso sem falar nas demais distrações que sofremos ao longo do dia.

Resultado: ao final do expediente, a nossa mente está exausta e não realizamos nem metade das tarefas – o que nos leva ao próximo motivo.

Sentimento de culpa frente aos fracassos

É devastador. Quem nunca sentiu que deveria ter se esforçado mais e ficou se culpando por não ter realizado tudo o que pretendia, que atire a primeira pedra.

A procrastinação pode parecer inofensiva no início – afinal, aquela live no Facebook sobre uma dica de viagem imperdível só vai levar 30 minutinhos – mas quando nos damos conta, outras “lives” surgiram ao longo do tempo e não conseguimos mais nos desvencilhar, mesmo sabendo que deveríamos ter enviado aquele orçamento que o cliente pediu há dois dias.

Além disso, geralmente, quando nos deparamos com novos desafios, o medo pode ser paralisante.

A cobrança externa e interna (em nossa mente) é constante; afinal, sempre ouvimos, vemos e lemos histórias de sucesso de empreendedores que realizaram grandes feitos em seus negócios, e nos sentimos culpados e diminuídos frente às nossas próprias realizações (que também são grandes sucessos, mas não conseguimos enxergá-las como tal). Como consequência, adiamos a realização de tarefas por nos julgarmos incapazes e despreparados.

Sono desregulado

Tanto o excesso de sono quanto a falta dele podem trazer consequências para a produtividade de um empreendedor. Uma matéria baseada em diversas pesquisas e divulgada em 2014 pelo site Exame mostrou algumas consequências do sono desregulado no dia a dia corporativo:

  • Dormir menos de 5 ou mais de 10 horas por noite está associado com o ficar doente em casa de 4 a 9 dias a mais do que aqueles que dormem entre 7 e 8 horas por noite.
  • Pessoas que sofrem algum tipo de insônia tornam-se menos produtivas, aumentando os custos da empresa. Isso significa que os colaboradores também precisam de noites tranquilas. O comprometimento da capacidade mental faz com que eles fiquem doentes, sejam menos produtivos e aumentem os gastos da empresa.
  • O sono também impacta o salário (ou pró-labore), principalmente se você for um empreendedor que recebe por produção. Quanto menos produtivo, menos trabalho você consegue pegar, e isso pode impactar significativamente suas finanças.

Falta de tempo

A falta de tempo também pode causar a procrastinação. Esse fator, geralmente, está mais associado a um mau gerenciamento do que pela falta dele, propriamente dita.

Não ter um foco e uma concentração durante a realização de uma tarefa importante pode gerar essa sensação de que o tempo está curto.

Depressão e ansiedade

A depressão e os transtornos de ansiedade também podem levar excelentes empreendedores a procrastinarem suas tarefas.

Essas são causas muito sérias e que devem ser encaradas como tal, pois necessitam de diagnóstico e o devido tratamento.

Técnicas e dicas para aumentar a produtividade

Se você anda procrastinando em seu negócio, certamente conseguiu se identificar com um ou mais motivos acima. Então, é chegada a hora de tomar uma decisão e agir em prol da recuperação da sua produtividade e qualidade de vida.

A seguir, separamos algumas dicas que podem lhe ajudar:

Crie hábitos interessantes

Você já deve ter ouvido falar que tudo depende dos nossos hábitos, inclusive o gerenciamento do nosso tempo, certo?

Criar hábitos não é uma tarefa fácil, mas extremamente necessária para que tenhamos qualidade de vida.

Então, identifique quais hábitos estão prejudicando o seu empreendimento. Exemplo:

  • Você começa a trabalhar mais tarde do que deveria, e termina, também, muito tarde;
  • Você trabalha perto de várias distrações, como televisão, internet, próximo a sua cama ou ao sofá (caso trabalhe em home office), etc.;
  • Você não tem horário certo para as refeições e acaba comendo mal;
  • Você é sedentário e passa o dia sentindo dores pelo corpo.

Agora que já foram identificados todos os hábitos que podem estar atrapalhando a sua produtividade, comece a vencê-los, um a um. Não precisa fazer tudo de uma vez, pois isso pode gerar ansiedade e prejudicar ainda mais a sua rotina.

Mude diariamente e, se for preciso, faça uma lista programando essas mudanças. Por exemplo: a partir de amanhã irei acordar mais cedo. Os primeiros dias podem ser terríveis, mas não desista. Vai chegar uma hora em que você não precisará mais de despertador.

Gamifique suas atividades

A técnica da gamificação (ou gamification) já é conhecida e utilizada por muitas empresas para aumentar a produtividade.

Trata-se de um conceito baseado na aplicação do mecanismo e raciocínio de criação de jogos nas atividades das mais variadas áreas, o que torna algumas tarefas mais atraentes, interessantes e até divertidas.

Por trás dessa técnica há um conceito básico (o mesmo utilizado em jogos), que é o de oferecer recompensas em troca de ações. Acredita-se que as estratégias utilizadas em games podem oferecer motivação para as pessoas e influenciá-las psicologicamente.

Se você identificou a baixa produtividade em sua equipe e em si mesmo, não deixe de experimentar a gamificação. Para isso, siga esses quatro passos:

  1. Defina o objetivo, que pode ser aumentar o número de vendas, bater as metas no final do mês, ver os colaboradores se envolvendo mais com a empresa, etc.
  2. Objetivo definido, é hora de saber o que motiva seus colaboradores (se for aplicar a gamificação apenas para você, defina o que te motiva). A recompensa pode ser um bônus ou um reconhecimento, por exemplo.
  3. Desenvolva um “loop”, assim como nos jogos. Ou seja, os jogadores têm um objetivo claro, são convidados a tomar uma ação e recebem imediatamente um feedback sobre esse objetivo. Dessa forma, os seus colaboradores sabem que realmente têm feito algo de valor.
  4. Crie o senso de progressão. Assim como os desafios tornam-se cada vez maiores nos jogos, essa mesma sensação pode ser criada na empresa. Por isso, crie tarefas que vão se tornando aos poucos mais desafiadoras, ofereça recompensas por cada fase cumprida e vá adicionando novos objetivos.

Seja ativo fisicamente

Vencer a procrastinação e se tornar mais produtivo também depende do quanto você se mobiliza fisicamente.

Afinal, quanto mais energia você tem, melhor e até mais rápido desempenhará suas tarefas. Então, comece hoje mesmo a se exercitar e crie um verdadeiro hábito saudável.

Não se esqueça, também, de aliar a atividade física com uma alimentação mais equilibrada e em horários mais regulares.

Quebre grandes tarefas em tarefas menores

Muitas vezes, o problema da procrastinação também pode estar na falha do gerenciamento da agenda.

Vamos acrescentando tarefas e mais tarefas, na esperança de que dê tempo de realizar tudo, e nos esquecemos de que trabalhos maiores exigem um tempo maior de dedicação.

Então, organize a sua agenda de modo a permitir que essas tarefas sejam feitas em mais tempo, dividindo-as em partes.

E não se esqueça de priorizar as tarefas. Algumas dicas:

  • Pare de priorizar as coisas mais fáceis de serem feitas. Aproveite que, no início do expediente, o seu nível de energia está maior e comece fazendo as atividades mais complexas e urgentes. Caso contrário, se você deixar para realizá-las no fim do dia, provavelmente não terá mais ânimo e vai procrastinar.
  • Pare de priorizar falsas emergências. Só porque alguém envia uma mensagem para você, não significa que você precisa responder no exato momento. Essas pequenas falsas emergências do dia vão minando a nossa energia e nos levando ao hábito de procrastinar com o que realmente deve ser feito. As emergências geralmente são causadas por quem priorizou mal uma atividade ou encaixou outras emergências no meio, gerando uma bola de neve de situações de urgência. Por isso é tão importante trabalhar com prazos e um planejamento.
  • Comece o dia priorizando a sua liberdade. Isso mesmo! A liberdade emocional pode ser alcançada de várias formas, inclusive na priorização das tarefas mais importantes, aquelas que andam tirando o nosso sono por sabermos que devem ser feitas, mas estamos procrastinando. Quando finalmente as realizamos, a sensação de dever cumprido e liberdade é indescritível. Então, comece o seu dia priorizando esse tipo de tarefa para que você passe o restante dele se sentindo bem e ainda com energia.

Organize seu espaço de trabalho

Desorganização também mina a energia e a consequente produtividade.

Então, nada melhor do que criar um espaço de trabalho agradável, seja em um escritório ou até dentro de casa. Algumas dicas:

  • Comece fazendo uma boa limpeza e aproveite para eliminar papeis e objetos que não deveriam mais estar ali. Uma dica é sempre realizar a manutenção da limpeza às sextas-feiras, para você iniciar a segunda com tudo em ordem.
  • Guarde os documentos impressos separados em arquivos e pastas.
  • Organize as gavetas e só deixe nelas que você realmente utiliza.
  • O mesmo serve para a sua mesa. Quanto menos objetos, melhor para a sua concentração.
  • Também organize os arquivos do seu computador e deixe a área de trabalho limpa. Não se esqueça de realizar o backup constante dos arquivos.
  • Tenha um espaço confortável, como mesa na altura certa e cadeira apropriada, sempre priorizando a sua saúde.
  • Tenha sempre água disponível em sua mesa, para que você não deixe de se hidratar.

Automatize alguns processos da sua rotina

Alguns processos na sua rotina corporativa podem e devem ser automatizados para que as suas energias se concentrem nas tarefas mais importantes.

Vale agendar pagamentos online, adquirir software de gerenciamento dos departamentos, do site e das redes sociais, etc.

Saiba delegar tarefas

Se você tiver colaboradores em sua empresa, saiba delegar as tarefas.

Muitos empreendedores acabam tendo uma rotina muito centralizadora, por medo ou insegurança. Então, levando em consideração que você contratou pessoas qualificadas para desempenharem as funções, não tenha medo de entregar-lhes tarefas e confiar que elas estejam sendo bem executadas, tendo sempre o cuidado de averiguar e dar o devido feedback.

Quando procrastinar, faça algo produtivo

Nem sempre todo esse esforço será válido e haverá dias em que não estaremos tão produtivos. Então, aproveite esses períodos e faça algo igualmente de valor!

Se está difícil se concentrar em uma determinada tarefa, dê uma volta, faça uma atividade física, escute um podcast sobre um assunto interessante ou, simplesmente, tire uns minutos de cochilo.

Use o tempo ocioso a seu favor na tentativa de recarregar as energias.

Vencer a procrastinação não é uma tarefa fácil ou algo que se faz da noite para o dia; pelo contrário, é necessário muito esforço, persistência, a criação de bons hábitos de vida e ajuda externa, caso necessário. Portanto, tente eliminar esse inimigo de sua vida um dia de cada vez e não deixe de comemorar cada avanço e conquista.

Afinal, além do seu empreendimento estar em jogo, a sua qualidade de vida também pode estar. Só depende de você!

Se você gostou desse tema, compartilhe-o em suas redes sociais e mostre a todos os seus amigos e familiares como eles também podem e devem eliminar a procrastinação de suas vidas. Até a próxima.

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