Como a má gestão de e-mail pode prejudicar os resultados?

gestão de e-mail

Hoje, o e-mail é uma das principais ferramentas de comunicação nos ambientes corporativos.

Uma gestão de e-mail adequada pode aperfeiçoar os resultados que sua equipe vem produzindo e agilizar a comunicação.

Mas essa é uma via de duas mãos. O contrário também pode ocorrer: uma má gestão de e-mail pode prejudicar a produtividade da equipe. Uma vez que ela é comprometida, tem início uma cadeia de eventos que pode causar, inclusive, a insatisfação dos clientes da empresa.

Acredite: as operações de sua organização dependem da eficiência com a qual as pessoas que trabalham nela estão gerindo seus e-mails. Uma comunicação alinhada garante que todas as tarefas sejam cumpridas da melhor forma e no prazo correto. Não é à toa que o e-mail faz parte da rotina das empresas há tanto tempo e, mesmo com o surgimento de novos recursos tecnológicos, não tenha sido deixado de lado.

Uma pesquisa encomendada pela Adobe revelou que os funcionários de uma empresa passam, em média, seis horas por dia verificando  e respondendo seus e-mails. Imagine se você otimizar como utiliza essa ferramenta, o quanto pode melhorar sua produtividade durante o dia!

Seja para o contato com clientes e fornecedores, para tratativas com os colegas, ou mesmo para delegar tarefas e marcar reuniões. O e-mail é crucial para o funcionamento de uma organização.

Por isso, no artigo de hoje, vamos elencar alguns dos principais problemas de gestão de e-mail e dar dicas para melhorar sua relação com o correio eletrônico corporativo. Acompanhe!

Falta de organização

Um dos principais problemas de quem trabalha com e-mail é a falta de organização – especialmente em empresas cujo fluxo de mensagens é intenso. Quem não toma cuidado pode perder informações ou relatórios importantes entre tanta correspondência eletrônica.

Boa parte das empresas oferece softwares de gerenciamento de e-mail que permitem organizar melhor suas demandas e pastas. Mesmo quem utiliza o e-mail profissional no navegador pode organizar sua rotina de mensagens em pastas, tags, marcadores.

Uma das principais consequências da falta de organização na gestão de e-mail é que, após a caixa estar lotada, você não vai ter vontade de organizá-la. Nessas horas, é comum ser acometido por uma preguiça, o que resulta em baixa produtividade e perda de prazos.

No entanto, pense duas vezes antes de criar muitas pastas ou marcadores. Tente ser objetivo na organização. Assim, você saberá quando chega um e-mail de reunião e poderá diferenciar essa notificação daquele material importante que um fornecedor ou cliente está lhe enviando, por exemplo.

Problemas com a linguagem

Muitas pessoas confundem seus e-mails profissionais com a forma com que se comunicam rotineiramente ou em seus endereços pessoais. Não se engane. A maneira como você conversa por e-mail corporativo deve ser primorosa. Ser informal demais pode ser visto da forma errada por gestores ou clientes, sobretudo em organizações mais tradicionais.

Por isso, ao tratar com seus superiores, colegas e clientes, utilize a linguagem formal e seja respeitoso.

Outro problema em relação à linguagem e à gestão de e-mail é a falta de revisão no material enviado. Muitas vezes, na pressa da rotina, acabamos cometendo erros de digitação ou ortográficos. Isso pode ser visto como desleixo ou falta de preparo do profissional.

Sabemos como abreviações são comuns nos dias de hoje, entretanto, evite abreviar palavras como “você” para “vc” ou figuras de linguagem do gênero.

O contrário também procede: não utilize uma linguagem muito rebuscada, que vá interferir na compreensão de sua mensagem. Isso demandará mais tempo de seu destinatário, tentando decifrar seu conteúdo e poderá acarretar em erros, comprometendo a produtividade e os resultados de sua empresa.

Má utilização do recurso de responder para todos

Com certeza você já passou pela seguinte situação: alguém envia uma mensagem importante com muitas pessoas em cópia. Em seguida, você começa a receber inúmeras mensagens de resposta em cima daquele e-mail. O problema é que muitas dessas respostas são mensagens que não agregam valor ao conteúdo original, como, por exemplo, aquelas que dizem apenas “obrigado”.

Dessa forma, em meio a tantas mensagens, podemos perder informações importantes por acreditar que é tudo mais do mesmo. Ou, ainda, perder tempo produtivo lendo essas mensagens que não agregarão em nada. Em qualquer caso, esse equívoco na gestão de e-mail prejudicar a produtividade da equipe.

Por isso, preste atenção ao responder e-mails que possuem mais pessoas em cópia. Responda para todos apenas quando necessário. Assim, você e seus colegas vão perder menos tempo checando mensagens sem importância.

Misturar e-mail pessoal e e-mail profissional

Esse é um erro comum de gestão de e-mail. Em uma base diária, todos nós recebemos muitas mensagens. É provável que você receba newsletters que assinou, promoções de lojas online que você se cadastrou e notificações de suas redes sociais. Tenha em mente que isso prejudica seu tempo no trabalho e diminui sua produtividade. Deixe, portanto, os assuntos pessoais para o seu e-mail pessoal.

Utilize seu e-mail corporativo exclusivamente para fins profissionais.

Falta de objetividade

É importante ter, já no campo de assunto do e-mail, uma ideia clara sobre o que se trata aquele material. Assim, você evita que assuntos importantes se percam e pode selecionar quais e-mails vai abrir primeiro.

Seja objetivo. Tenha uma linha clara de raciocínio antes de escrever. Mas não se engane: ser objetivo não significa ser grosseiro.

Certifique-se de incluir os tratamentos adequados e não esqueça da cordialidade. “Por favor” e “obrigado” são fundamentais, tanto na vida pessoal quanto no âmbito profissional.

Deixe claro que você valoriza da mesma forma o seu tempo e o de seus colegas de trabalho fazendo uma objetiva gestão de e-mail.

Não utilizar ferramentas de colaboração

Esse é outro problema de má gestão de e-mail e subutilização de recursos tecnológicos em favor da produtividade das equipes.

Há ferramentas como Trello, Slack e mesmo o Google Drive que ajudam a organizar e dar sequência em trabalhos colaborativos. O uso desses recursos elimina a necessidade de envio de e-mails e organiza e agiliza o desenvolvimento de projetos conjuntos, o que favorece a produtividade das equipes.

Falta de cuidado com os anexos

Outro problema na gestão de e-mail é que, normalmente, recebemos muitos documentos anexados nas mensagens corporativas. Tenha a noção de sempre revisar qual arquivo você está anexando.

Isso é importante para o atingimento das metas e para não baixar sua produtividade e a de seus colegas. Portanto, quando for anexar algo, tenha certeza de que é o arquivo certo.

Outro aspecto importante em relação aos anexos é prestar atenção ao tamanho dos arquivos. Os e-mails corporativos têm, assim como os pessoais, limite de espaço. Não lote a caixa de entrada de seus colegas. Eles perderão tempo tendo de lidar com essa situação. Uma opção viável é subir arquivos mais pesados em um sistema de nuvem ou na rede compartilhada da empresa.

Ausência de assinatura na mensagem

Entre tantos funcionários de uma empresa, você não pode deixar de se identificar ao final do e-mail. Sim, seu endereço e nome vão aparecer ao lado do assunto da mensagem. Todavia, algum colega pode se confundir e perder seu tempo produtivo tentando identificá-lo, sobretudo quando a mensagem for enviada de endereços compartilhados por equipes (como marketing@, vendas@, financeiro@, etc.). Portanto, sempre assine as suas mensagens.

Adicione, também, as informações de contato, como telefone e, se necessário, endereço empresarial. O destinatário pode querer ligar para você para falar mais ou enviar documentos que não podem ser mandados por e-mail.

Uma estratégia de gestão de e-mail que muitas empresas adotam é criar um bloco de assinatura formal com todos esses dados.

Erro na escolha do destinatário do e-mail

Empresas de médio e grande porte podem ter mais de um cliente ou funcionário com o mesmo nome. Preste atenção ao inserir o nome do destinatário.

Algumas ferramentas de gerenciamento de e-mail têm a função de preenchimento automático do destinatário. Por exemplo, ao digitar “Jorge”, a ferramenta busca no diretório da empresa todas as pessoas cadastradas com esse nome e pode incluir a pessoa errada.

Não só seu e-mail chegará ao destino errado, prejudicando sua produtividade e gerando retrabalho, mas você arriscará passar por algum constrangimento. Ou, pior: compartilhar informações confidenciais com o colaborador, fornecedor ou cliente errado.

Por isso, revise cuidadosamente sua lista de destinatários antes de enviar seu e-mail.

Falta de seleção e estratégia na gestão de e-mail

Acontece frequentemente de tratarmos todas as mensagens com a mesma prioridade. No entanto, sabemos que algumas são mais importantes ou urgentes do que outras. Portanto, é necessário criar um método para classificar seus e-mails e lidar com as mensagens que chegam.

Uma dica para a gestão de e-mail é decidir o que você vai fazer com a mensagem por meio de uma ação prática. Por exemplo, decida se você vai deletar, fazer, responder, delegar, adiar ou encaminhar. Tenha essas palavras-chave em mente ao avaliar as mensagens que chegam.

Entretanto, não se baseie apenas nisso. Nem todas as mensagens se enquadram nesse grupo de ações práticas. Crie as suas próprias ações, assim, você terá mais tempo e otimizará sua produtividade.

Envio de textos excessivamente longos

Mandar um e-mail profissional não tem nada a ver com escrever um livro! Muitas pessoas acabam se dedicando a explicar minuciosamente e complicam a rotina dos colegas. Em alguns casos, muitas informações podem complicar o entendimento e a produtividade das equipes.

Uma comunicação eficiente não é sinônimo de longas explicações. Menos pode ser mais.

Má gestão do tempo

Quanto tempo você gasta lendo e respondendo e-mails? Pare e pense. O e-mail é, sim, uma ferramenta muito importante para o fluxo comunicacional da corporação. No entanto, ler e responder e-mails possivelmente não é a sua principal atividade na empresa. Considere quanto tempo você está gastando com a correspondência eletrônica. Se for mais de duas horas por dia, talvez seja melhor se reorganizar.

Uma alternativa viável é marcar horários para acessar e-mails menos importantes, e para acessar todos aqueles e que você considera menos prioritários.

Algumas pessoas acham que uma boa gestão de e-mail envolve responder as mensagens assim que elas caem na caixa de entrada, mas nem sempre isso é uma boa ideia. Adotar essa prática significa interromper outras atividades que você esteja fazendo e recomeçá-las diversas vezes, atrasando entregas e prejudicando sua concentração e produtividade, já que, de acordo com um estudo, tentar realizar diversas tarefas ao mesmo tempo pode fazer com que a produtividade seja 40% menor.

Não utilizar automação para agendar eventos

Existem ferramentas de gestão de e-mail que permitem aos funcionários, em vez de enviar mais uma mensagem, marcar uma reunião diretamente em um calendário compartilhado entre todos os envolvidos. Caso a sua empresa não possua esse tipo de ferramenta, converse com seus gestores – há, inclusive, ferramentas gratuitas disponíveis.

Dessa forma, você pode eliminar muitas mensagens destinadas a marcar reuniões ou chamadas de voz com clientes, otimizando a produtividade de todos ao não enviar mais um e-mail.

Não criar respostas padronizadas

Esse é outro problema de má gestão de e-mail. Muitas vezes, recebemos diversas mensagens com perguntas ou demandas semelhantes (por exemplo, o marketing pode receber frequentemente pedidos de Manual de Identidade Visual da empresa) e se perde muito tempo elaborando e-mails novos toda a vez que essas mensagens chegam.

Uma solução mais prática e que ajudará em sua produtividade é criar mensagens padrão para esse tipo de situação recorrente.

O e-mail é uma ferramenta essencial na comunicação das empresas. No entanto essa ferramenta deve ser utilizada com sabedoria. Lembre-se de que não é apenas a maneira com a qual você se relaciona ao vivo com os colegas ou clientes que contam pontos: as mensagens que você troca no e-mail corporativo podem ser decisivas para seu crescimento profissional.

Além disso, o e-mail serve como atestado de que algo foi combinado ou que você estava seguindo determinada diretriz. Por todas essas potencialidades, é fundamental ter uma estratégia de gestão de e-mail.

E você, tem uma boa gestão de e-mail corporativo? Já cometeu algum dos erros que listamos nesse artigo? Compartilhe sua experiência nos comentários e até a próxima!

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