A arte de liderar pessoas: aprenda a delegar funções na empresa

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Bons líderes estão em falta no mercado. Eles são aqueles que conseguem motivar e influenciar a sua equipe, levando todos a alcançar um objetivo comum.

Nem todos os chefes podem ser considerados líderes, já que esses fazem as pessoas se mover de um lugar para o outro porque elas acreditam no processo, e não porque são obrigadas.

Há líderes com todas as posições em uma empresa. Por exemplo, em um restaurante, um dos garçons pode se destacar devido ao seu relacionamento com os clientes. Caso ele precise de um favor, conseguirá muitas pessoas para ajudá-lo. Essa mobilização já é uma prova de sua liderança no time. Para ser um líder, não é necessário ter um cargo de gerência; o comportamento certo torna as pessoas líderes no trabalho, em um grupo de amigos ou em qualquer outra situação.

Dividimos esse artigo em duas partes. Na primeira, você vai saber quais são as características fundamentais dos líderes de sucesso. Com elas, os líderes conquistam o respeito e a confiança dos liderados e se torna mais fácil delegar tarefas. No segundo momento, vamos abordar as formas de delegar e definir prazos e prioridades. Vamos lá?

Como ser um bom líder?

1. Controle Emocional

Controle e Inteligência emocional são grandes aliados na hora de liderar equipes. A primeira diz respeito à habilidade do controle emocional, conseguir se motivar, identificar as emoções de terceiros, ter autoconhecimento e facilidade para relacionamentos interpessoais. Nos últimos tempos, essas características têm sido mais valorizadas em líderes do que o próprio QI.

O autoconhecimento é fundamental para os líderes. É por meio dele que se sabe do que se gosta, o que deve ser evitado, como reagir em situações de tensão e quais são os limites. Com essa habilidade desenvolvida, o líder consegue controlar as suas reações e não agir bruscamente ou agressivamente com os seus liderados. Dessa forma, é possível ter um ambiente de trabalho mais sadio.

2. Motivação

Há dois tipos de líderes em uma empresa: os encorajadores e os desencorajadores. Diferentemente do primeiro, os desencorajadores diminuem a autoestima das pessoas e as deixam inseguras. Ao invés de apoiarem e dar as informações necessárias para a conclusão de tarefas, eles pressionam os funcionários, quando, na verdade, o ideal seria apoiá-las e fazê-las ver o lado positivo dos desafios do dia a dia. Bons líderes sabem que devem delegar tarefas de importância aos poucos para seus liderados, fazendo com que eles ganhem confiança e aprendam mais sobre seu trabalho.

Os dois tipos de líderes podem conseguir bons resultados. Os funcionários que trabalham com os desencorajadores fazem as tarefas corretamente com medo de serem reprimidos. Essa técnica funciona no curto prazo, mas pode causar grandes danos se formos pensar mais para frente. Os funcionários que são liderados por encorajadores se motivam pelo respeito e pela lealdade. Eles reconhecem que seus líderes vão abrir portas e conseguem sentir a preocupação deles em apoiar no que for necessário.

3. Exercer Influência

Influência também é uma forma de liderança. De certo modo, todos têm influência sobre algo, seja no trabalho, na família, em um grupo de amigos. Um bom líder consegue se conectar à mente e ao coração das pessoas da empresa, entendendo sua necessidade e sabendo como influenciá-las da melhor forma possível, além de delegar atividades que irão fazer com que os membros da sua equipe cresçam pessoal e profissionalmente.

4. Saber ouvir

Todos os líderes devem saber ouvir. Para escutar e entender a mensagem que o interlocutor quer passar é preciso limpar a mente de pressupostos e pensamentos que atrapalham o ouvir de verdade. O hábito de escutar as pessoas pode trazer muitos benefícios para a vida de um líder:

  • Quem escuta aprende. O fato de escutar os outros, tenham eles qualquer posição, traz novas perspectivas para um velho problema. Soluções podem aparecer em uma conversa de corredor, por exemplo.
  • É escutando que bons relacionamentos são criados. As pessoas têm necessidade de ser escutadas e, quando encontram um com ouvinte, criam um laço de confiança com mais facilidade.
  • Escutando, o líder pode antecipar problemas. Quando ele dá abertura para o diálogo, as pessoas se sentem mais confortáveis de comunicar problemas que possam vir a ocorrer. Dessa forma, é possível tomar ações e agir contra o problema antes que eles se tornem grande demais para a empresa.

Como delegar tarefas?

1. Fazer análise de competência dos Funcionários

A análise de competência é uma ferramenta que permite ao líder conhecer as características individuais e da equipe que lidera como um todo. Competências são conhecimentos, habilidades e atitudes que permitem que pessoas e organizações alcancem o sucesso. É importante que as empresas conheçam as competências dos seus funcionários para, assim, criar planos de ação e crescimento.

Competências individuais

Essas competências estão diretamente relacionadas ao conhecimento dos indivíduos, seu desempenho no trabalho e o resultado que entregam à empresa. Pessoas que têm atitude se destacam das demais, pois arriscam assumir novas tarefas e suas competências ficam mais expostas. Há dois tipos principais de competências individuais:

  • Liderança – quando o funcionário assume a responsabilidade pela gestão de um grupo.
  • Pessoais – Quando a pessoa conhece a si mesma. Pessoas que têm atitude assumem responsabilidade e são comprometidas com as entregas e os prazos.

Competências Coletivas

Essas competências estão ligadas ao trabalho em equipe. Também são competências coletivas tudo aquilo que os grupos conseguem entregar quando unidos. Nem sempre a competência coletiva é a soma das individuais, muitas vezes ela é multiplicada em grupo.

Além disso, é possível medir as competências estratégicas dos funcionários. Essas são a capacidade de inovação e lógica que apresentam.

Competências específicas ou genéricas

Outra forma de analisar o conhecimento do time é verificar as competências específicas e genéricas de cada membro.  As específicas estão relacionadas a conhecimentos técnicos em uma determinada área, como em Excel ou em faturamento, por exemplo. Já relacionamento interpessoal e habilidade de falar em público são consideradas competências genéricas.

2. Coloque as pessoas certas no lugar certo

Após a realização da análise de competências, o líder terá informações para alocar cada membro no projeto e nas tarefas corretas. Isso é de suma importância, principalmente devido à mudança cultural ocorrida nos últimos tempos. Hoje, as pessoas procuram no trabalho e na empresa uma fonte de felicidade, portanto, é essencial que cada um faça o que gosta e tem segurança.

Pessoas que gostam do que fazem são mais motivadas e estão mais dispostas a permanecer na mesma empresa por anos. O papel do líder na motivação de seus funcionários é ajudá-los, percebendo quando eles estão sobrecarregados e fazendo realocações na área. Essas mudanças devem ser pensadas analisando três fatores: o que as pessoas gostam de fazer, o que cada um faz de melhor e quais funções trazem mais benefícios para a companhia.

Além de saber o que cada pessoa é capaz de fazer, os líderes também devem sinalizar quando percebem a insatisfação do funcionário. Pessoas que reclamam muito do trabalho e nunca se engajam totalmente com suas tarefas, comumente, são indicativos de que algo está errado. O líder pode tentar realocar a pessoa para outras áreas da empresa e até mesmo prestar um coaching ao liderado, para que, assim, ele possa descobrir o que realmente gosta de fazer.

3. Defina Prazos e Prioridades

Para definir a ordem do que deve ser feito, é preciso determinar uma forma de elencar prioridades. Existem algumas metodologias para serem aplicadas no momento de definir prazos e de fazer as tarefas no momento certo. Abaixo, elencamos duas modalidades. Você pode escolher a que melhor se aplica a sua empresa.

Urgência x Importância

Essa é uma metodologia criada por David Allen, chamada Getting Things Done (traduzido para o português como A Arte de fazer acontecer) . Ela divide as tarefas de acordo com a sua classificação de urgência e prioridade. Para algumas pessoas, urgência e importância parecem sinônimos, mas, na verdade, não os são. Uma tarefa importante precisa ser feita, mas ainda não tem um prazo definido ou o prazo está longe. Por exemplo: declarar o imposto de renda. Isso é algo importante que deve ser feito todo ano.

Já as tarefas urgentes precisam ser feitas o quanto antes, e não necessariamente por você, mas, é importante que alguém as faça. Uma lâmpada queimada no banheiro, por exemplo, precisa ser trocada, mas é possível delegar essa tarefa ao seu irmão, marido, pai ou outra pessoa.

O líder deve conhecer esses conceitos e agir de acordo com a urgência e a importância das tarefas. Seguem algumas dicas de como priorizar cada tipo de tarefa:

  • Importante e não urgente – Faça um bom planejamento e siga-o. É importante que você conclua as tarefas, mas não é necessário atropelar as outras.
  • Importante e Urgente – Faça imediatamente. Essas tarefas são imprescindíveis e devem ser feitas por você ou sob a sua supervisão. No melhor dos mundos, tarefas importantes não devem se tornar urgentes. Com mais tempo, é possível realizar um trabalho melhor. Nesse tipo de tarefa, é importante que o líder aloque mais pessoas da sua equipe.
  • Não importante e Urgente – Delegar ou automatizar! Se você precisa enviar um relatório das despesas do seu time, peça para alguém sênior da equipe fazê-lo. Essa afirmação também é válida para tarefas que aparecem sem aviso prévio, como uma mudança em um relatório ou em uma apresentação. Descubra quem são as pessoas do seu time que fazem bem essa tarefa e peça que elas a assuma. Um exemplo mais pessoal é quando, todo mês, você tem que pagar contas e acaba deixando para a última hora. A solução é colocá-las em débito automático, e isso não ocupará mais o seu tempo.
  • Não importante e não urgente – Essas tarefas não precisam ser realizadas por você e nem com urgência. Por isso, destine-as a alguém e mostre quais outras atividades são mais prioritárias do que essas. Tarefas assim devem ser feitas quando o time está ocioso.

Priorização por Critérios

Nesse modelo de priorização de tarefas você cria critérios, por exemplo: nível de retorno sobre investimento, direcionamento da diretoria, dificuldade de realização, entre outros. Após escolher os critérios, é necessário atribuir uma pontuação de cada tarefa. Deve-se somar a pontuação atribuída, e as tarefas com maior soma devem ser realizadas primeiramente.

4. Seja justo na divisão do trabalho

Um líder deve entender a complexidade das tarefas antes de delegar, e precisa encontrar um equilíbrio entre as atividades de toda a equipe, de forma que ninguém fique sobrecarregado ou sem trabalho. Pessoas que não lidam muito bem sob pressão irão reagir mal se perceberem que têm mais trabalho do que outras. Da mesma forma, as que sempre trabalharam muito e têm muitas habilidades vão se sentir ociosas e desmotivadas caso recebam pouco trabalho ou tarefas fáceis demais.

5. Valorize a sua equipe

Um líder deve reconhecer e valorizar a sua equipe. Essas questões vão muito além do trabalho: a valorização é sentida pelos funcionários quando o líder se preocupa com o bem-estar de todos. Há várias formas de demonstrar que você valoriza a sua equipe:

  • Elogios – As pessoas gostam de ser elogiadas. Por isso, não perca a chance de agradecer o trabalho de quem se destacou.
  • Flexibilidade – Além de fazer cobranças, um líder deve ser flexível. Há dias em que será necessário que o funcionário trabalhe a mais para suprir uma demanda urgente. Em contrapartida, quando o ele precisar sair antes, deve ser compreendido.
  • Recompensas– Descubra o que cada pessoa gosta e faça algo especial por esse funcionário. Dê um livro de presente ou compre uma planta para a sala depois da realização de um bom trabalho, por exemplo.

6. Forneça Feedbacks

Após as tarefas serem concluídas pelo time, é essencial que o líder forneça feedbacks destacando o que foi bom no trabalho e o que precisa ser melhorado. Bons líderes elogiam e corrigem seus funcionários do jeito certo, e dar feedbacks é uma das formas de auxiliar na construção da carreira dos seus liderados. Em uma pesquisa do Harvard Business Review, o pesquisador Renato Grinberg falou sobre liderança, feedbacks e motivação. Segundo ele, os funcionários são mais produtivos quando recebem mais atenção, e uma das formas de demonstrar atenção é por meio de feedbacks.

Gringberg afirma que os melhores feedbacks são específicos, focados em um ou dois pontos. Quando muitos pontos são tratados, o que é fundamental se perde em meio a outras informações secundárias.

Portanto, quando for dar um feedback, lembre-se de estar presente inteiramente no momento, não olhe e-mails ou faça outras atividades ao mesmo tempo. Não sinta medo de dizer que o funcionário precisa evoluir: é comprovado que as pessoas ficam motivadas quando alguém se interessa verdadeiramente em ajudá-las no seu desenvolvimento pessoal e profissional. Afinal, um dos papeis do líder é criar outros líderes.

Liderar pessoas não é uma tarefa fácil: é preciso desenvolver, primeiramente, as habilidades de autoconhecimento e, posteriormente, a forma de lidar com sua equipe. Líderes motivadores e entusiasmados conquistam a confiança dos funcionários e atingem os melhores resultados, sejam eles em curto ou longo prazo.

Bons líderes não nascem prontos, sabendo delegar, se desenvolvem por meio de muito estudo e novas experiências. Você também quer se tornar um grande líder? Para você, quais as principais características que um líder deve ter? Compartilhe sua opinião nos comentários!

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