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Saiba como organizar as finanças de uma empresa em 10 simples passos

O setor financeiro de uma empresa é muito importante: é através dos seus registros que é possível entender os pontos fracos do negócio e adotar medidas para melhorá-los. A otimização dos processos faz com que a empresa trabalhe e tenha melhores resultados, e a organização financeira minimiza os riscos de fraude e de falência.

Segundo dados do IBGE, metade das empresas fecham após 4 anos de funcionamento no Brasil, e isso se deve, também, à falta visualização dos resultados e desorganização entre as contas físicas e jurídicas. Para que tudo dê certo no seu negócio, preparamos, no post de hoje, os 10 passos de ouro da organização financeira. Acompanhe.

1. Pró-labores

Quando se tem uma empresa, é muito importante diferenciar as finanças dela e as pessoais. Independentemente do tamanho da empresa, é comum ver pessoas misturando o dinheiro, sem a mínima organização.

Um exemplo clássico, e que acontece muito em empresas familiares, é quando é preciso pagar contas, por exemplo, e se pega dinheiro do caixa da empresa para poder quitá-las. Entre uma conta de luz e uma prestação de um imóvel, tantas saídas podem gerar um desequilíbrio nas finanças do negócio, e para evitar isso, a melhor forma de definir quanto dinheiro será retirado por cada proprietário é criando pró-labores.

Para que isso ocorra da forma correta, é essencial que a empresa tenha uma conta bancária em nome da pessoa jurídica e que o dono da empresa tenha uma conta particular.

2. Acompanhe os resultados do negócio

Para um negócio ir bem, os proprietários devem acompanhar de perto seus resultados.

Um dos modelos que é exigido pelo governo é a apuração de lucros líquidos, que são as receitas menos as despesas e a retenção de impostos. Além de conhecer os lucros da empresa, é importante que o proprietário estabeleça metas comerciais e que acompanhe o seu cumprimento mês a mês.

3. Faça uma consultoria financeira

Nem sempre o conhecimento do dono da empresa é suficiente para redução de gastos e otimização financeira de uma empresa.

Contratar uma empresa de consultoria traz uma visão para de fora para o negócio, e ela pode apontar vários pontos de melhoria. Isso acontece porque a prestadora de consultoria já teve experiência com outras empresas do mercado, e não está atrelada aos vícios nos processos que são adotados no dia a dia da contratante.

Ela também pode apontar possíveis fontes de problemas, antes que elas realmente surjam.

A consultoria trabalha focada na resolução de problemas, pois não precisa estar atento às rotinas da empresa. Além de tudo isso, ela proporciona o estímulo que muitos empregados precisam para melhorar a forma com a qual trabalham.

É preciso tomar cuidado na hora de escolher a melhor consultoria financeira para o seu negócio.  Nem sempre o menor preço ou o nome mais conhecido entrega os melhores resultados. Por isso, avalie bem o plano de trabalho, as metodologias que serão utilizadas e o tempo que a empresa vai precisar para entregar os relatórios (entenda ele, também, como investimento).

Ao final da consultoria, as recomendações recebidas devem ser aplicadas para melhoria real dos controles financeiros e da gestão como um todo.

4. Invista em fluxo de caixa

O Fluxo de caixa é uma das ferramentas utilizadas para ter controle financeiro da empresa.

Essas informações são valiosas para entender onde o dinheiro está sendo gasto e de que forma a empresa recebe mais receita, permitindo ao gestor, assim, ter um maior controle e, também, uma tomada de decisões mais assertiva.

O acompanhamento do fluxo de caixa permite, ainda, que se possam definir metas de economia, bem como a verificação dos custos, como, por exemplo, com horas extras nos últimos em determinados períodos. O fluxo permite acompanhamento diário dos registros.

Também são registradas receitas à vista, com cartão, cheque ou no crediário da empresa.  Com esse conhecimento, é possível traçar novas estratégias de recebimentos.

5. Crie um departamento de Auditoria Interna

Quando a empresa cresce e o proprietário não consegue acompanhar a contabilização de tudo, é necessário contratar uma pessoa experiente em auditoria interna, que poderá reduzir e até mesmo eliminar fraudes nos processos.

Um setor de Controles Internos melhora o desempenho das áreas, evita o pagamento de multas e documenta todos os processos, além de oferecer aos gestores mais segurança em relação à situação financeira da empresa. Alguns exemplos do que pode ser feito são a verificação de registros contábeis, avaliação do uso dos recursos, da conformidade da atividade de compras, entre outros.

Agora, é melhor escolher um fornecedor, ou apostar na contratação de alguém interno? Nessa tomada de decisão, é importante que os gestores entendam a necessidade do auditor conhecer os processos. Além disso, a formação deverá ser em direito, contabilidade ou administração de empresas. Outro ponto que deve ser levado em consideração é que o auditor terá acesso a informações confidenciais, e, por isso, deve ser alguém de confiança.

6. Organize a documentação da sua empresa

Toda empresa deve ter um arquivo de documentos bem organizado. A legislação brasileira prevê que os documentos legais e contábeis de uma empresa devem ficar arquivados por 5 anos. Aquelas que não o fazem, podem ter que pagar impostos em duplicidade, apenas por não conseguirem comprovar que estes já haviam sido pagos.

Os arquivos não precisam ser guardados em papel, mas sim armazenados digitalmente. A digitalização facilita a procura de documentos quando necessário, além de garantir a sua durabilidade e legibilidade. Dentre os documentos que devem ser mantidos, destacam-se:

  • Recibos e Notas Fiscais
  • Imposto de Renda (IR)
  • Livros Fiscais
  • Contribuição de PIS, COFINS e ICMS
  • Declaração Anual de Simples Nacional (DASN)
  • Contratos
  • Arquivos dos empregados
  • Licenças
  • Material de Marketing

7. Avalie o Desempenho

Indicadores são ótimas formas de avaliar o desempenho de uma área os da empresa como um todo. Segundo a Endeavor, para definir os melhores indicadores, é preciso entender o planejamento estratégico da empresa.  Para isso, os indicadores podem ser de:

Produtividade: quantidade produzida por trabalhador ou em cada máquina por hora.

Qualidade: número de desvios de produção a cada 1.000 novos produtos.

Quantidade: aumento no número de pedidos e diminuição de reclamações.

Estratégicos:  definem a posição da empresa em relação aos objetivos firmados anteriormente.

Todos esses indicadores são importantes, pois fornecem uma indicação da posição atual da empresa. Com base neles, é possível buscar uma posição futura e acompanhar a melhoria da empresa. Dentre os indicadores que podem ser aplicados à sua empresa, estão os de:

Lucratividade: calcula o percentual de lucro sobre o faturamento da empresa. Ele ajuda a entender melhor quanto dinheiro está disponível, pois mesmo quando a empresa tem um faturamento alto, as despesas podem fazer com que o lucro real seja mínimo ou até mesmo negativo.

Ticket Médio:  mostra qual é a média de gasto de compra na sua empresa. Esse indicador pode lhe ajudar a entender a dinâmica de compras dos seus consumidores: apenas uma vez por mês em grandes quantidades ou mais de uma vez, de acordo com a necessidade? Essas informações podem direcionar seu plano de vendas.

Taxa de sucesso: demonstra qual foi o percentual de negociações que fecharam vendas. Com base nele, é possível testar novas abordagens com o consumidor e aumentar a taxa de sucesso. Para as empresas, quanto maior essa taxa, mais eficiente é o time de vendas.

8. Conheça os Impostos

Impostos são, muitas vezes esquecidos, ou não embutidos no preço do produto final. Para que a empresa tenha um setor financeiro sadio, é preciso que ele conheça todos os impostos que deverá pagar. O mapeamento pode ser realizado por um consultor tributário ou pela sua empresa de contabilidade.

A gestão tributária traz inúmeros benefícios para as empresas, especificamente no Brasil. Isso ocorre, pois possuímos diversos impostos, com alíquotas e incidências diferenciadas. Quando a empresa conhece quais são os que ela deverá pagar, fica mais fácil de fazer modificações, já que a legislação tributária muda com grande frequência. Por isso, sua empresa deve ter alguém responsável por acompanhar a inclusão e as modificações legais para o seu setor, de forma a não atrasar o pagamento dos impostos e não pagar multas.

9. Faça orçamentos anuais

Orçamentos são direcionadores para o que a empresa pode gastar no ano seguinte. O orçamento deve ser pensado com divisões por áreas e por tipos de investimentos desejados. Antes de o ano começar, ele deve ser aprovado pela diretoria e pelos acionistas majoritários. Dentre os pontos a serem considerados no orçamento, estão:

  • Treinamentos:  aumentam a produtividade e conhecimento da sua equipe. Além disso, pessoas que são capacitadas tendem a permanecer por mais tempo na empresa e se sentem mais satisfeitas com o seu trabalho. Junto com o setor de recursos humanos, planeje quais cursos seriam essenciais para seus funcionários e quanto a empresa tem disponível para investir.
  • Marketing: com a publicidade certa, as empresas vendem mais. Por esse motivo, é preciso definir um orçamento para isso, que irá depender de quanto a empresa está disposta a investir e também na taxa de fechamento de negócios com base na publicidade. Esse investimento pode estar segregado em campanhas em jornal, rádio, cartazes em meios de comunicação, nas mídias sociais e outros canais.
  • Novos sistemas: softwares são a base para o funcionamento da empresa. São eles que apoiam todo o faturamento e, às vezes, até mesmo questões operacionais. Sistemas novos e personalizados podem gerar economia no futuro. Por isso, quando tiver espaço no orçamento, invista na automatização dos seus processos.

10. Tenha um braço direito

Organizar os negócios e entender a real situação da empresa não é tarefa simples. Muitas vezes, é preciso discutir números e resultados para sugerir ações de melhoria. E como “duas cabeças pensam melhor  do que uma” você deve ter alguém de confiança para assumir essa posição. Além disso, essa pessoa deve ter conhecimentos técnicos em contabilidade e administração de empresas. Crie rotinas semanais, e, nessas reuniões, vocês devem visualizar os números da empresa e ter dois principais entendimentos: em quais áreas os números melhoraram e o porquê e em quais os números tiveram um retrocesso, bem como a razão e como impedir que isso continue ocorrendo. Dessa forma, problemas da empresa serão tratados no momento correto e boas ações serão reconhecidas e multiplicadas.

Nesse artigo, destacamos os 10 passos que você deve seguir para manter sua empresa organizada financeiramente. Organização financeira aumenta a produtividade da sua empresa e consegue fornecer informações mais assertivas sobre o que está certo e o que está erradona gestão dos negócios.

Com essas informações, você pode tratar os pontos de atenção e melhorar ainda mais o que já está bem. No caso de não conseguir visualizar o cenário atual sozinho, contrate uma consultoria financeira para mapear os processos e apontar sugestões de melhoria. Como dissemos anteriormente, é essencial que a empresa mantenha registros de suas movimentações financeiras. Além disso, documentos devem ser mantidos por, pelo menos, 5 anos. Detendo essas informações, você poderá reduzir o risco de multas e o pagamento de impostos em duplicidade. Seguindo essas dicas, será mais fácil organizar a sua empresa, e os resultados não serão apenas financeiros, mas abrangerão a empresa como um todo.

Gostou dos passos para organizar melhor a sua empresa? Conte pra gente, nos comentários, o que você já faz e o que ainda precisa fazer para que a sua empresa seja um exemplo de organização financeira.

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