Como organizar as finanças de uma empresa de maneira prática?

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A organização das finanças de uma empresa é uma peça essencial para o seu sucesso, pois é através do acompanhamento dos registros que é possível entender os pontos fracos do negócio e adotar medidas para melhorá-los, uma vez que a organização financeira minimiza os riscos de fraude e mesmo de falência.

Segundo reportagem da revista Exame, o descontrole financeiro é um dos principais fatores de quebra das pequenas empresas. Para que tudo funcione corretamente no seu negócio, apresentamos, no artigo de hoje, algumas dicas para você obter uma organização financeira de maneira prática. Boa leitura!

1. Tenha um bom planejamento de fluxo de caixa

Costuma-se dizer que empreender é, também, um ato de heroísmo, uma vez que essa iniciativa requer desafios diários para que se mantenha o negócio ativo e sustentável. Para isso, a gestão financeira é parte fundamental do processo e tem no fluxo de caixa um grande aliado.

O fluxo de caixa é, basicamente, um controle de entradas e saídas de recursos financeiros da empresa. Trata-se de um instrumento de planejamento que permite antecipar com um bom detalhamento o que acontecerá com o caixa da empresa no futuro.

Essas informações podem ser valiosas para entender onde o dinheiro está sendo gasto e de que forma entra mais receita. Realizando o fluxo de caixa, o gestor pode ter um maior controle de sua empresa.

Segundo a Endeavor, um planejamento de fluxo de caixa eficiente, além de considerar as saídas de caixa – seja para as despesas do dia a dia, seja para realização dos investimentos, aquisição de ativos, estoques, contratação de pessoas, entradas de caixa etc. –, também deve estar alinhado com o Orçamento e o Plano de Negócios da empresa, e contemplar uma visão de médio e longo prazo.

2. Documente tudo e qualquer gasto

O fato de que você tem um recibo ou pode provar de outra forma que possui uma despesa não estabelece, por si só, que isso será registrado nas finanças da empresa de maneira correta.

Os proprietários de pequenas empresas deixam passar com mais frequência os registros de despesas como refeições e viagens, não por falta de recibos, mas porque não conseguem mostrar que o gasto foi para o seu negócio e não para o seu prazer pessoal.

Portanto, sempre que você tiver uma despesa relacionada ao seu negócio, seja ela referente a refeições, presentes ou viagens, você deve documentá-la. Para organizar melhor, adicione os seguintes detalhes de cada despesa: data, valor, finalidade e relação com a empresa.

A prática de documentar todos os gastos permite que sua empresa possua um panorama exato de como você está investindo sua verba e o ajudará, por exemplo, na hora de identificar custos que podem ser reduzidos ou mesmo eliminados, maximizando seus recursos e resultados operacionais e financeiros.

3. Separe os custos em categorias

Os custos fixos em uma empresa são aqueles que se repetem todos os meses, como contas de luz e água, aluguel, telefone, folha de pagamento, entre outros. Já os variáveis são aquelas despesas que não são recorrentes.

Em uma empresa, mesmo pequena, a quantidade dos custos costuma aumentar com o tempo, tornando mais difícil o controle financeiro se não for aplicada nenhuma metodologia ao processo.

Para garantir uma melhor organização financeira para a sua empresa, é importante que você separe todos os custos em categorias, como, por exemplo, gastos com ponto de venda (incluindo luz, impostos, aluguel, etc.), gastos com pessoal (salários, benefícios), etc. Esses grupos formam os chamados planos de contas.

Dica: para ajudá-lo a visualizar mais rapidamente a contribuição de cada plano de contas nos custos gerais da empresa, você pode classificá-los utilizando cores diferentes para cada categoria.

Esta categorização é importante para que você consiga analisar dados para a tomada de decisões com velocidade e inteligência, além de calcular valores importantes como lucro e margem de contribuição.

4. Seja disciplinado e não deixe passar nada

Parar organizar as finanças de sua empresa, você precisa ser extremamente disciplinado. Para atingir esse objetivo, é recomendável que fazer um rigoroso acompanhamento semanal ou até mesmo diário das entradas e saídas financeiras.

O importante é você fazer da gestão financeira uma parte fundamental de sua rotina. Pode parecer desnecessária tanta aplicação no início, mas garantimos a você que o comportamento irá se compensar rapidamente, tornando sua tomada de decisões bem mais assertiva e ajudando a reduzir custos desnecessários de sua empresa.

5. Use algum software para ajudar nos registros

Quando se trata de software para gestão financeira, existe uma grande variedade de soluções diferentes no mercado. A melhor opção dependerá de seu tipo de negócio e da verba disponível para investimento.

Se você ainda não moveu seus dados financeiros do software da área de trabalho à nuvem, essa pode deve ser uma mudança importante para sua empresa. As ferramentas baseadas na nuvem permitem visualizar notas em tempo real e podem ser acessadas de qualquer lugar, a qualquer momento.

Há desde softwares gratuitos, como o oferecido pelo SEBRAE, até soluções mais completas e pagas no mercado, como os sistemas ERP. Para quem está iniciando, há, ainda, aplicativos, como o Mobills, que podem ajudar a manter os dados financeiros organizados.

6. Faça consultoria com profissionais, se necessário

Um dos erros mais comuns entre os novos empreendedores é a falta de um bom planejamento financeiro. Isso torna seu negócio mais suscetível à estratégia do “erro e do acerto”, do “achismo” e da tomada de decisões baseada apenas no feeling, o que pode acabar gerando prejuízo ou mesmo comprometer a continuidade do empreendimento.

Muitas pessoas não gostam de lidar diariamente com números, e nem sempre o conhecimento do dono da empresa será suficiente para redução de gastos e otimização financeira de um negócio.

Se esse for o seu caso, a consultoria pode ser um caminho para garantir a viabilidade da sua empresa. Ela atua como um ente externo ao negócio que faz um diagnóstico da situação, analisa como resolver problemas e auxilia na implementação de soluções, além de apontar outras eventuais oportunidades de melhoria.

Na hora da contratação, peça uma relação das empresas que já trabalharam com a consultoria, avalie bem a proposta de trabalho, as metodologias que serão empregadas e o tempo que a empresa vai precisar para entregar os resultados prometidos.

7. Nunca misture contas pessoais e corporativas

O hábito de misturar finanças pessoais e empresariais, inevitavelmente, resultará em confusão. Pode parecer conveniente usar um único cartão para todas as despesas, mas, em última análise, isso vai deixar o acompanhamento de seus gastos muito mais complicado do que precisa ser.

É essencial que a empresa tenha uma conta bancária em nome da pessoa jurídica e que o dono do negócio tenha uma conta particular para seus gastos pessoais.

Essa prática contribuirá para o acompanhamento contínuo de suas finanças e para que você tenha a certeza se o seu negócio é, realmente, lucrativo. Além disso, vai tornar a comprovação de seu faturamento mais simples, o que facilita, por exemplo, a hora de fazer a declaração de imposto de renda.

8. Tenha um demonstrativo de resultados

Para saber se a sua empresa está dando lucro ou prejuízo, você deverá fazer uma planilha de Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE). Nela, devem constar o valor da receita bruta, os custos variáveis como impostos, comissões, royalties, margem de contribuição (faturamento menos os custos variáveis) e custos fixos, como gastos ocupacionais e administrativos.

A ferramenta funciona como um relatório financeiro que mostra com exatidão a realidade econômica da empresa dentro de um período. Com esse recurso, você vai ter uma espécie de “raio-X” financeiro da empresa.

Você também pode provisionar o volume de vendas para o próximo período com o auxílio desta ferramenta, verificar a real participação dos encargos sociais e impostos no período em comparação às vendas, etc.

Dica: para manter sua funcionalidade, o DRE deve manter uma estrutura similar de um período para o outro, visando a facilitar a comparação entre os tempos e os resultados dos períodos estipulados.

É importante salientar, por fim, que todas as empresas de capital aberto são obrigadas por lei a divulgar seus demonstrativos (Lei 6404/1976 Art. 187 da Lei de Sociedades Anônimas).

Nesse artigo, destacamos alguns passos práticos que você deve seguir para manter sua empresa organizada financeiramente. A realidade é que muitos empresários não mantêm o controle de suas finanças e isso pode comprometer seus resultados e mesmo a sustentabilidade de seu negócio.

Conforme dados do SEBRAE, as taxas de mortalidade de novas empresas no Brasil, com dois anos de funcionamento ou mais, chega a quase 25%, e uma das principais causas é a má gestão financeira.

A organização financeira é capaz de aumentar a produtividade da sua empresa, além de fornecer informações mais assertivas sobre o que está certo e o que deve melhorar na gestão de seu negócio, facilitando o processo de tomada de decisão.

Se você ainda não possui um método para organizar as finanças de sua empresa, mude isso logo para ter estabilidade e sustentabilidade ao longo prazo.

Gostou dos passos para organizar as finanças sua empresa de maneira prática? Como você realiza o controle financeiro em seu negócio? Conte nos comentários e continue acompanhando nosso blog para outras dicas sobre gestão de empresas!