Sprint e SCRUM: os elementos da metodologia ágil

metodologia ágil

Vamos supor que a sua empresa desenvolva vários projetos, dos mais simples aos mais complexos.

Enquanto os primeiros podem ser trabalhados de forma mais tradicional, por meio de várias técnicas e ferramentas, os complexos, ou seja, os projetos maiores que envolvem uma equipe única, bem preparada e um plano extremamente detalhado e com prazos bem definidos para serem concluídos, acabam exigindo abordagens mais específicas. É aí que entra a chamada metodologia ágil, tradicionalmente aplicada no desenvolvimento de softwares, mas que hoje já é utilizada por empresas de diversos segmentos.

Dentro do conceito da metodologia ágil, existem vários métodos de desenvolvimento de produtos – e um deles é o SCRUM, tema do nosso artigo de hoje.

Não se assuste com as nomenclaturas, pois o conceito é simples e explicaremos detalhadamente como funciona, quais são seus benefícios e como você também pode implementá-lo em seu empreendimento. Vamos lá?

O que são métodos ágeis?

Antes de falarmos detalhadamente sobre um dos métodos ágeis, o SCRUM, vamos esclarecer o que, afinal, significa metodologia ágil.

Como vimos, os métodos ágeis são uma alternativa à tradicional forma de gestão de projetos, e eles nasceram na área da Tecnologia da Informação (TI). Antes da metodologia ágil ser formulada, os profissionais dessa área tinham um considerável trabalho para seguir os burocráticos protocolos de desenvolvimento de softwares. Esses métodos eram conhecidos como pesados ou clássicos.

Embora a metodologia ágil tenha nascido nos anos entre 1970 e 1980, em inovadoras empresas japonesas (como Toyota, Fuji e Honda), ela se tornou popular em meados de 2000, quando um grupo de líderes da comunidade do Extreme Programming (XP) se reuniram em Oregan (EUA) para discutir as questões que envolviam o processo de desenvolvimento com XP, que já era considerado um método mais leve que o tradicional.

Na ocasião, um dos participantes, Robert Cecil Martin, convocou um seleto grupo de pessoas para a criação de um novo método e, assim, em fevereiro de 2001, em uma reunião em Utah (EUA), surgiu a metodologia ágil.

Essa reunião também resultou no chamado manifesto ágil, que se tornou o lema para a indústria de softwares. O manifesto foi composto por 12 princípios e quatro valores, sendo eles:

  • Software em funcionamento, mais do que documentação abrangente.
  • Indivíduos e interação entre eles, mais do que processos e ferramentas.
  • Colaboração com o cliente, mais do que negociação de contratos.
  • Responder às mudanças, mais do que seguir um plano.

Em outras palavras, acabou a era de regulamentações complexas e extensa documentação para se criar um software.

Acima de tudo isso está o cliente e a interação entre as pessoas que fazem parte do trabalho, para que a partir das mudanças necessárias durante o processo, um software em pleno funcionamento seja entregue dentro do prazo estimado.

Com o tempo, os métodos ágeis alcançaram outros tipos de empresas e passaram a fazer parte da metodologia de trabalho de projetos complexos.

Atualmente, eles são utilizados por diversos segmentos empresariais, como arquitetura, engenharia, indústria automotiva, agências de marketing, etc. Até mesmo o FBI adota essa metodologia, e todos os negócios que precisam desenvolver grandes projetos com uma equipe interdisciplinar podem se beneficiar dela.

A metodologia ágil promove um processo de gerenciamento de projetos, a inspeção e a frequente adaptação, conforme vai sendo necessário.

É um verdadeiro planejamento tático que inspira o trabalho em equipe, a auto-organização, a comunicação, o foco no cliente e a entrega de valor. Na prática, a metodologia é um conjunto de ações que permitem a entrega rápida e de alta qualidade.

Existem vários tipos de métodos ágeis em vigor atualmente:

  • Kanban;
  • eXtreme Programming (XP);
  • ASD;
  • Feature Driven Development (FDD);
  • Microsoft Solutions Framework (MSF);
  • Dynamic System Development Model (DSDM)
  • SCRUM.

No artigo de hoje, falaremos sobre o funcionamento da metodologia ágil SCRUM, e como ela é bastante aplicável em diversos tipos de empresas.

O que é o SCRUM e como ele funciona na rotina dos projetos?

Um dos métodos ágeis mais populares e utilizados, o SCRUM foi fundado por Schwaber e Sutherland em 1995, que o descreveu como uma estrutura de processos para gerenciar o desenvolvimento de produtos complexos, aumentando a produtividade e a velocidade de entrega.

O modelo de trabalho do SCRUM é baseado nas seguintes práticas:

  • Papeis fundamentais: são os membros da equipe, compostos pelo Product Owner, pelo Scrum Master e pelo Time Scrum.
  • Atividades básicas desenvolvidas durante a execução do projeto: planejamento e execução do Sprint (as fases do projeto, como veremos mais adiante); reuniões diárias de avaliação; revisão do Sprint; retrospectiva do Sprint; Product Backlog Grooming (lista de prioridades refinada e com estimativa de tamanho e esforço de cada item).
  • Documentos (artefatos) gerados durante a aplicação da metodologia: Product Backlog; Sprint Backlog; Definição do Produto.

(Fonte: Site Mindmaister). 

Vamos detalhar, agora, cada uma dessas etapas para que você veja como pode associá-las aos projetos complexos de sua empresa:

1# Papeis fundamentais

Nada ‘mais são do que a etapa de definição do time que desenvolverá o projeto. São compostos pelos seguintes membros:

  • Product Owner: tem o poder de liderança e é o único responsável por tomar a decisão sobre quais recursos e funcionalidades serão construídos, e qual será a ordem em que devem ser feitos. Como tem a responsabilidade de comunicar a todos os membros sobre o objetivo do projeto, ele também é o responsável pelo sucesso global do mesmo e do produto desenvolvido.
  • Scrum Master: esse é o profissional responsável por ajudar todo o time a entender e abraçar o projeto, bem como os valores, princípios e práticas do Scrum. É como se fosse um coach, que faz o papel de facilitador e ajuda a equipe na resolução dos problemas e a desenvolver melhorias no uso da metodologia ágil, removendo impedimentos que possam atrapalhar a produtividade do time.
  • Time Scrum ou Time de Desenvolvimento: é composto por uma equipe multidisciplinar, responsável pela concepção, pela construção e pelos testes do produto. A equipe precisa se organizar para determinar a melhor forma de trabalhar a fim de atingir a meta estabelecida pelo Product Owner.

2# Atividades básicas/ Documentos (artefatos)

Escolhido o time que integrará o Scrum, é hora de definir a sequência das atividades. Nesse caso, o Product Owner já tem uma visão clara do que ele quer criar. A partir daí, é feita uma atividade chamada Grooming, e a visão é dividida em um conjunto de funcionalidades que é compilado em uma única lista priorizada: o Product Backlog. Nele, o trabalho mais importante é sempre feito primeiro.

Na sequência, é feita a primeira reunião chamada de Planejamento de Sprint (sprints são ciclos regulares de tempo de trabalho, como veremos a seguir), para se definir o Sprint Backlog, que contém todo o processo de trabalho que será executado.

O Sprint, geralmente, tem a duração média de 2 a 4 semanas, e são feitas reuniões rápidas e diárias para o acompanhamento do trabalho (chamadas de Daily Scrum).

O product backlog é um documento que está em constante evolução, pois os itens podem ser adicionados, excluídos e revistos pelo Product Owner.

Isso pode ocorrer tanto por conta da compreensão da equipe Scrum sobre o produto como, também, devido a mudanças nas condições de negócios. Por isso é que as reuniões diárias são feitas (Daily Scrum). Nelas, os membros da equipe se reúnem por um curto tempo definido (15 minutos, por exemplo) para que o Scrum Master pergunte a cada um deles essas três perguntas:

  • O que você fez ontem que ajudou o time a atingir a meta do Sprint?
  • O que você fará hoje para ajudar o time a atingir a meta do Sprint?
  • Existe algum tipo de impedimento que não permita você ou o time atingir a meta do Sprint?

Para que a equipe saiba quando e como uma parte da funcionalidade ou do produto deve ser considerada concluída, é utilizado um documento chamado Definition of Done.

No final do Sprint, existem outras duas atividades adicionais importantes: o Sprint Review Meeting, uma reunião informal que serve para verificações e adaptações do produto, e o Sprint Retrospective, que verifica as necessidades de adaptações no processo de trabalho (por isso é que essa reunião ocorre depois da reunião de Sprint Review e antes da de planejamento da próxima Sprint).

Se você ficou um pouco perdido com o termo “Sprint”, agora, vamos passar a analisar mais detalhadamente o seu funcionamento dentro da metodologia SCRUM.

Sprints: ciclos regulares de tempo de cada tarefa do SCRUM

(Fonte: Site Mindmaister). 

Quando se aplica a metodologia SCRUM em projetos complexos, o trabalho é realizado em ciclos de até 1 mês de calendário – que são os Sprints.

Geralmente, cada projeto desenvolvido nessa metodologia leva 5 ciclos mensais para que as tarefas sejam realizadas. Eles têm, portanto, data de início e de finalização fixas (time-boxed), e cada ciclo deve ter a mesma duração. Na prática, um novo Sprint tem início imediatamente após a conclusão do anterior.

O product backlog, ou seja, a lista de tarefas a serem executadas, pode representar muitas semanas ou até meses de trabalho. Dessa forma, é preciso realizar o chamado Sprint Planning – a reunião de planejamento dos sprints – com toda a equipe do projeto para chegar a um acordo sobre qual é o objetivo do Sprint. Com os objetivos em mãos, são determinados quais os itens do backlog que devem ser priorizados para ser executados neste Sprint (neste ciclo de tempo).

Conseguiu entender? Para recapitular, basicamente, a metodologia ágil SCRUM funciona assim:

  • Monta-se a equipe, composta pelo Product Owner, pelo Scrum Master e pelo Time de Desenvolvimento.
  • Com o Product Backlog em mãos, ou seja, o documento com todas as funcionalidades necessárias para o desenvolvimento do produto, a equipe realiza o Planejamento de Sprints – a reunião que irá determinar a duração de cada ciclo de trabalho, resultando no Sprint Backlog (documento com as etapas dos sprints).
  • Todos os dias, a equipe faz uma rápida reunião para avaliar o que foi e será feito e se existe algum impedimento na continuidade do processo.
  • Com base no documento Definition of Done, o time de desenvolvimento sabe quando um Sprint pode ser considerado concluído. Para verificar e adaptar o produto, faz-se a reunião chamada Sprint Review, seguida da de verificação do próprio processo de trabalho (o Sprint Retrospective), antes de partir para a próxima etapa – até a conclusão final do projeto.

Os benefícios em ter uma metodologia ágil em seu negócio

Como vimos, atualmente, várias empresas que possuem projetos mais complexos de desenvolvimento de produtos ou serviços estão migrando seus processos tradicionais de planejamento e gerenciamento para os métodos ágeis.

E isso se deve por algumas vantagens, e, dentre elas, podemos citar:

  • Melhor visualização do projeto como um todo: com o SCRUM, os projetos passam a ter um backlog com todas as entregas acessíveis aos membros do time. Antes, os projetos geralmente eram integrados apenas para os gerentes. Isso faz com que a equipe fique mais comprometida, pois ela participa ativamente da definição de cada atividade e dos cronogramas.
  • Redução de retrabalhos: como a metodologia SCRUM prioriza a funcionalidade e a qualidade de todos os desenvolvimentos, e também pelo fato de serem realizadas reuniões diárias de feedbacks, a quantidade de erros é reduzida, garantindo a agilidade na entrega do produto.
  • A metodologia torna os processos flexíveis, pois alterações de prioridades e sequência de atividades podem ser facilmente feitas; basta ter os requisitos.
  • Valorização do cliente, pois a prioridade de entrega é definida pelo que proporciona mais valor ao negócio.
  • Agilidade na entrega e menor custo, pois tudo é trabalhado em prol da otimização dos processos, evitando custos elevados. A produtividade é outro fator de destaque, pois a equipe mergulha e se engaja verdadeiramente nos trabalhos.

A metodologia ágil não é uma mágica, ou seja, não adianta querer apressar as coisas e impor velocidade e maturidade. É preciso de um tempo para que isso ocorra, sendo que adaptações serão necessárias e fundamentais pelo caminho.

Outro cuidado que você precisa ter: caso a sua empresa lide com vários projetos grandes, ou seja, vários métodos SCRUM sendo aplicados, é preciso contratar um Scrum Master para cada um desses projetos.

Implementar a metodologia ágil não é uma coisa assustadora; é apenas uma abordagem diferente frente aos tradicionais métodos de gestão de projetos. Mesmo assim, caso a sua empresa se encaixe em tudo o que vimos até aqui, vale a pena tentar desenvolver produtos dessa maneira. A equipe fica mais engajada e motivada, aumentando as taxas de sucesso e de inovação em seu negócio – com isso, ele, certamente, se destacará no mercado.

Como o tema desse artigo está intimamente ligado à área de gestão, e muitos empreendedores têm dúvidas sobre como é possível se atualizar e aprender mais sobre essa área tão importante, preparamos um post especial. Confira e até a próxima.

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