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Por que o planejamento do projeto é uma das etapas mais importante?

Hoje vamos iniciar com um vídeo. Assista e depois vamos debater o tema planejamento do projeto! (Clique aqui para assistir)

Este é o Ark Hotel, um edifício localizado em Changsha, capital da província de Hunan, na China. O tempo de construção foi de 6 dias, sendo que em média este tipo de obra leva 3 meses. A estrutura do Ark Hotel foi projetada com resistência de nível 9 para terremotos. Foram utilizados guindastes móveis ao contrário dos fixos. Todo o material foi fabricado em outros locais e transportado para o canteiro de obras, sendo que a quantidade de desperdício e descartes de materiais foi menor do que 1%. A construção do hotel demorou menos tempo e teve um custo menor.

Qual o “segredo” dos chineses?

Essa é a pergunta que os incrédulos fariam, você e eu sabemos muito bem que com planejamento podemos reduzir significativamente o tempo e os custos, e ainda aumentar a qualidade de nossos projetos. Pense em quantas obras esta empresa que constrói um prédio em 6 dias pode fazer em comparação com aquela que faz um prédio em 3 meses?

Vamos fazer algumas contas, se esta empresa não trabalhar 24 horas, e sim 8 horas por dia, ainda assim conseguirá fabricar um prédio em 18 dias, se descontarmos 2 dias do final de semana, temos um prédio a cada 24 dias. Vamos arredondar e temos um prédio por mês. Isso significa que esta empresa pode triplicar a quantidade de clientes que atende atualmente.

Você gostaria de triplicar o seu faturamento sem ter que contratar mais pessoas?

Então está na hora de planejar!

Neste artigo iremos abordar os principais planos do gerenciamento do projeto, incluindo escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos, aquisições e partes interessadas.

Estes planos são pontos centrais para o sucesso dos projetos, se forem feitos de maneira adequada aumentam significativamente as chances dos projetos obterem sucesso, ou seja, serem feitos conforme o escopo, no tempo previsto, dentro do custo e conforme os requisitos de qualidade estipulados.

Planejar o Gerenciamento do Escopo

Primeiro vamos entender o que é o escopo. O escopo do produto são todas as características e funções que um produto, serviço ou resultado apresentam. Já o escopo do projeto é todo o trabalho que precisa ser realizado para entregar este produto, serviço ou resultado.

Para elaborar o escopo do projeto é preciso entender qual resultado final, na forma de um produto, serviço ou resultado, é esperado, para então se definir o que precisa ser feito. Vamos ver um exemplo.

Vamos pensar que o meu objetivo é fazer um sistema de aquecimento para piscinas. Ele deve ter o custo muito inferior aos vendidos no mercado e apresentar um bom rendimento. Este é o escopo do produto, ou seja, um sistema de aquecimento, barato e com bom rendimento.

Já o escopo do projeto consiste em pesquisar na internet as opções artesanais que existem. Fazer o projeto ou um desenho simples, listar os materiais, equipamentos, ferramentas e mão-de-obra necessária. Realizar as aquisições. Fabricar o sistema, instalar e testar. Além disso tive que gerenciar os interessados (esposa e filho) para atender seus requisitos do projeto.

Em um projeto mais complexo o escopo costuma passar pela validação de diretores e até mesmo do cliente, para garantir que quando o projeto iniciar, irá resultar em algo que seja valioso para a empresa e/ou para o cliente.

Em resumo, o escopo do produto são as características do resultado final que será entregue e o escopo do projeto é o gerenciamento dos diversos processos de gestão de projetos.

Planejar o Gerenciamento do Cronograma

No planejamento do cronograma o objetivo é elaborar uma linha do tempo de tudo que precisa ser feito e quando precisa ser feito para que o projeto chegue ao final. Para isso são definidas as atividades do projeto, qual sua sequência lógica, quais recursos serão necessários em cada atividade (mão-de-obra, materiais, máquinas, equipamentos, serviços de terceiros, etc.) e, finalmente, quanto tempo vai durar cada atividade.

De forma simples um cronograma é como a tabela abaixo. Neste exemplo usamos a pintura de uma parede:

Contudo projetos mais complexos irão demandar um cronograma mais detalhado, como no exemplo abaixo:

Fonte: pmkb.com.br/uploads/2013/09/Photo12.jpg

O cronograma é uma apresentação do plano para a execução das atividades. Em projetos menores os processos de definir as atividades, sequenciar as atividades, estimar os recursos das atividades, estimar as durações das atividades e desenvolver o modelo do cronograma estão tão estreitamente conectados que são vistos como um único processo que pode ser realizado por uma pessoa em um período de tempo relativamente curto.

Em projetos maiores, estes diferentes processos podem demandar a análise por diferentes pessoas ou setores, aprovações de recursos físicos e financeiros, e estas complexidades demandam separar cada processo, primeiro definindo as atividades, para só depois sequenciar, para então verificar quais recursos estão disponíveis para cada atividade com os diferentes setores da empresa, e finalmente poder calcular quanto tempo cada atividade vai demorar. Feito isso passamos para o próximo processo de planejamento, os custos.

Planejar o Gerenciamento dos Custos

Agora que você já tem uma ideia de quais atividades precisam ser feitas e quais recursos serão necessários para concluir cada atividade é preciso estimar os custos. Cada pessoa, cada máquina, cada equipamento ou cada serviço apresenta um custo hora, ou custo por uso. Podem ser necessárias contratações ou até mesmo a compra de equipamentos.

A planilha de custos vai detalhar todos os valores que serão gastos no projeto, desta forma a empresa pode se preparar financeiramente para arcar com todas as despesas que irão incorrer durante o projeto.

Uma empresa que não consegue se preparar financeiramente para os seus projetos, acaba não conseguindo terminá-los no prazo ou tem que reduzir os requisitos. Não é à toa que tantas obras públicas e de empresas privadas acabam por serem abandonadas, não por que o projeto não seja mais necessário, mas por que as organizações não se prepararam financeiramente para iniciar e concluir seus projetos.

Planejar o Gerenciamento da Qualidade

A qualidade do projeto está relacionada, tanto a qualidade do resultado final, ou seja, do produto, serviço ou da entrega que será realizada, quanto da qualidade da realização de cada atividade do projeto.

Deve-se controlar a qualidade do resultado final, ou seja, se for um produto, ele poderá seguir algum padrão de qualidade, norma, testes intermediários e finais, teste de protótipo, etc. No caso das atividades do projeto deve-se controlar a qualidade destas atividades. Se uma atividade do projeto demanda que uma peça seja usinada, deve-se controlar a qualidade desta atividade para que a peça seja usinada dentro das especificações necessárias para atender os requisitos do projeto.

Planejar e controlar a qualidade pode e deve utilizar diversas ferramentas já difundidas nas áreas de qualidade da empresa, que costumam ser de grande ajuda em diversos tipos de projetos, por esta razão, não deixe o setor de qualidade de fora de seus projetos, principalmente daqueles mais importantes.

Planejar o Gerenciamento dos Recursos Humanos

Na maioria dos projetos as empresas não se preocupam com os recursos humanos, a empresa e o gerente do projeto simplesmente definem quem participa ou não do projeto, mas esquecem de alguns fatores muito importantes relacionados não só ao gerenciamento do projeto, mas a liderança.

Os recursos humanos de um projeto precisam primeiro ser identificados, e neste caso pode haver a necessidade de contratação. Estes recursos devem ser mobilizados, nem todos que trabalham na empresa terão como única atividade o projeto, e por esta razão deve ficar claro quanto tempo cada pessoa vai dedicar ao projeto, para não se correr o risco de outras atividades de cada membro impactar no andamento do projeto.

Também será necessário desenvolver a equipe de projeto. O fato das pessoas serem escolhidas para participarem de um projeto não quer dizer que elas saibam o que é um projeto e até mesmo como realizar a atividade para as quais foram selecionadas. Se isso for um problema o atraso no projeto será certo.

Por fim é necessário gerenciar a equipe, proporcionando direcionamento, feedback, resolução de problemas, motivação, entre outros fatores voltados para a liderança. Lembre-se que um gerente de projeto deve entender mais de pessoas do que de gestão de projetos. Aprender habilidades interpessoais demora muito mais tempo do que aprender processos gerenciais.

Planejar o Gerenciamento das Comunicações

Quando você não tem certeza sobre o que deve ser comunicado e quando, adote por regra o “mais é melhor”. A falta de comunicação é um problema grande nas organizações, não só quando falamos de gestão de projetos, mas em outras atividades também.

Por quantas situações você já passou, onde nem sabia ao certo o que estava acontecendo, quem solicitou a compra, que cliente é este, quem fez o pedido, quem mandou fabricar esta peça, e assim por diante. O excesso de comunicação também é um problema, mas costuma ser menos grave do que a falta.

O gerenciamento das comunicações em projetos ajuda a todos os membros e envolvidos, incluindo o cliente, a estarem alinhados com o projeto, garantindo que ao final do projeto não haverá surpresas, sejam elas positivas ou negativas.

Cada etapa, próximo passo, problemas e mudanças devem ser claramente comunicadas e justificadas. É para isso que serve as comunicações dentro da gestão de projetos. Uma planilha com reuniões semanais, mensais, com entregas de relatórios, comunicados importantes, etapas entre outros, devem estar documentados para que todos saibam que tipo de comunicação irá ocorrer e quando. Isso gera um comprometimento da equipe de projeto com todos que precisam ser comunicados sobre o andamento do projeto.

Planejar o Gerenciamento dos Riscos

Qualquer atividade com algum grau de incerteza gera riscos. Os riscos representam tudo aquilo que não temos 100% de certeza do resultado. Alguns riscos são maiores e outros menores. Qual a probabilidade de batermos o carro, quais as chances de um avião cair? Todos estes são riscos, pois existe um grau de incerteza no seu resultado.

A maioria dos projetos apresenta um grau de incerteza associado. Se estamos desenvolvendo um produto, podemos não ter certeza do seu sucesso no mercado, será que o cliente vai gostar do resultado final?

Para realizar o planejamento dos riscos devemos identificar quais riscos podem impactar de alguma forma nosso projeto, este impacto pode ser positivo ou negativo. Após levantar os possíveis riscos devemos analisar quais as chances destes riscos ocorrerem e qual seu impacto para o projeto. Esta análise pode ser feita de forma qualitativa, quantitativa ou utilizando ambas as abordagens.

Por fim deve-se planejar uma resposta para cada risco, podendo incluir ações para prevenir, transferir, mitigar ou aceitar riscos negativos e explorar, melhorar, compartilhar ou aceitar riscos positivos. Riscos negativos são aquelas incertezas que podem prejudicar o projeto e riscos positivos são aquelas que podem melhorar as condições do projeto.

A análise de risco é parte fundamental de projetos maiores, principalmente pela complexidade do projeto, é necessária uma análise mais detalhada dos possíveis problemas que podem surgir durante o seu andamento.

Planejar o Gerenciamento das Aquisições

O gerenciamento das aquisições é simples, com base no levantamento dos recursos necessários para execução do projeto, pode ser necessário comprar alguma coisa. Essas compras devem ser planejadas, negociadas e controladas. Para estes casos a área de compras da empresa desempenha um papel importante no projeto, não esqueça de incluí-los como equipe do projeto nestas etapas de aquisições.

Planejar o Gerenciamento das Partes Interessadas

Um projeto impacta e pode ser impactado por diferentes grupos de pessoas, isso inclui, mas não se limita a: funcionários da empresa, comunidade, órgãos governamentais (ex: órgãos ambientais), clientes, fornecedores, acionistas, etc.

Alguns destes grupos podem ter uma influência muito grande sobre o projeto, como por exemplo diretores e acionistas que decidem se um projeto continua ou não. Na construção de uma usina hidroelétrica, um protesto de ativistas ou impugnação da obra por órgãos ambientais pode parar o projeto, gerando atrasos e aumento nos custos.

Desta forma torna-se necessário que a equipe de projeto gerencie todas as partes interessadas, identificando quem são elas, quais seus interesses no projeto e qual o seu engajamento no projeto. As partes interessadas devem estar cientes e serem comunicadas constantemente sobre o andamento do projeto, pois a equipe de projeto deve tornar estas partes seus aliados e não seus inimigos.

Isso é tudo?

O campo de estudos em gestão de projetos é bastante abrangente, métodos, técnicas e ferramentas surgem a todo o momento como forma de lidar com projetos diferentes, projetos complexos, projetos ágeis, projetos que são feitos junto com o cliente e não para o cliente.

Pensar na gestão de projetos ou em qualquer área do conhecimento como um finito de opções é pensar que não se pode fazer melhor. O que abordamos de forma resumida neste artigo foi o planejamento do projeto conforme o PMBOK. Este conhecimento e o planejamento de um projeto são fundamentais para alcançar o sucesso do seu projeto, mas muito mais precisa ser estudado para alcançar um nível de entendimento completo sobre o tema.

E você, já participou de algum projeto?

O conhecimento em gestão de projetos tem dois lados, a teoria e a prática. A teoria serve para aplicar métodos e técnicas que vão garantir o sucesso do projeto, contudo cada organização tem características e cultura própria quando falamos sobre gestão de projetos. Existe uma cultura de gestão de projetos na sua organização?

Como um líder de projetos ou um membro da equipe quais problemas você tem percebido ou enfrentado durante sua participação nos projetos? Falta de comunicação, atrasos, custos irreais, riscos não mensurados?

Compartilhe suas experiências nos comentários abaixo e lembre, precisando conversar mais sobre gestão de projeto estamos à disposição.

Um grande abraço.

Sou mestre em Administração pela UNISINOS e graduado em Administração de Empresas, na linha de formação Empreendedorismo e Inovação. Atualmente, atuo como professor e pesquisador e tenho amplo conhecimento na gestão de projetos, análise de mercado, pesquisa, desenvolvimento e inovação. Meu conhecimento abrange práticas para solução de problemas por meio do método científico, gestão de projetos, gestão do conhecimento, inovação, inteligência competitiva e tecnológica.