Estamos vivendo em uma época de grandes desafios no ambiente de trabalho – e a tradicional procrastinação é um deles.

Afinal de contas, a modernidade nos proporcionou tantas distrações que nem sempre o nosso cérebro consegue ficar atento e concentrado ao que realmente precisamos fazer.

São e-mails, aplicativos de mensagens instantâneas, redes sociais, canais de vídeos, notícias atualizadas de minuto a minuto…

Isso sem falar nas atividades que precisamos desempenhar em nossa vida real, não é mesmo? Perdemos a noção do tempo e, por conta de um mau gerenciamento dele, também acabamos procrastinando em nossas atividades profissionais.

Mas o que fazer quando parte da equipe de colaboradores – até mesmo todos eles – está adotando a procrastinação como parte de suas rotinas?

Como melhorar a produtividade da equipe? Até mesmo os melhores colaboradores podem passar por isso, portanto, diretores e CEOs das empresas precisam tomar providências a respeito para evitar consequências negativas em seus resultados.

Portanto, se você é gestor e está enfrentando problemas de produtividade da equipe, o post de hoje vai lhe ajudar.

Vamos falar sobre as consequências da procrastinação no ambiente de trabalho e daremos algumas dicas de como resolver esse problema. Acompanhe.

O que motiva a procrastinação?

Nós já falamos aqui no blog sobre o quanto a procrastinação é prejudicial para a vida profissional. Quem sofre desse mal sabe que adiar tarefas proporciona insatisfação, ansiedade, infelicidade, baixa autoestima e uma série de consequências ruins, frente a uma agenda cheia de tarefas e compromissos que não é seguida à risca.

Resumidamente, podemos dizer que a procrastinação pode ser motivada por:

• excesso de distrações;
• sentimento de culpa frente aos fracassos;
• excesso de iniciativas sem finalização;
• sono desregulado;
• mau gerenciamento do tempo;
• depressão e ansiedade.

Se para a vida da própria pessoa que procrastina existem vários resultados negativos, o que dizer das empresas, que se veem às voltas com inúmeras atividades e ainda precisam de meios para melhorar a produtividade da equipe?

As consequências da procrastinação nas empresas

Quando a procrastinação é um problema generalizado na empresa, certamente, ela colherá resultados bem abaixo do esperado. Por conta desse hábito, muitos colaboradores acabam engessando suas carreiras e, ainda, impedem o crescimento da empresa quando providências não são tomadas a respeito.

Abaixo estão algumas dessas consequências da procrastinação no ambiente corporativo:

#1 Desempenho abaixo da média

O desempenho da empresa pode ficar bastante comprometido quando a produtividade da equipe é afetada pela procrastinação.

Pelo simples fato de o colaborador estar sempre deixando suas tarefas importantes para depois, é muito provável que o resultado final tenha pouca qualidade e seja até inacabado. Por mais que ele saiba que isso trará consequências negativas para a produtividade da equipe, muitas vezes, esse ato pode estar além das forças do procrastinador, por mais talentoso que seja.

#2 Acúmulo de tarefas simples e complexas

Imagine se, a cada dia, as tarefas mais simples, mas urgentes, sejam deixadas de lado pela sua equipe. Com o tempo, o acúmulo e a complexidade só aumentarão, prejudicando as metas de crescimento da sua empresa.

#3 Deterioração do relacionamento entre os colaboradores

Quando trabalhamos em grupo, geralmente, as tarefas de cada membro são importantes e necessárias para o cumprimento das metas como um todo. Quando um colaborador que sofre com a procrastinação passa a sair da sintonia necessária para o bom desempenho da equipe, ele se sente deslocado e o relacionamento com os membros do time fica prejudicado – ainda mais se outro colaborador precisa trabalhar a mais para cobrir essa falha.

Isso é muito sério e pode gerar grandes prejuízos para o ambiente corporativo, impactando diretamente na rentabilidade mensal da empresa e na saúde mental de todos os colaboradores e diretores.

#4 Perda de prazos com clientes

Quando a produtividade da equipe começa a afetar o ambiente externo da empresa, – ou seja, os clientes – então, o problema fica realmente maior. Perder prazos ou entregar serviços e produtos de qualidade inferior ao contratado pode gerar muitos resultados negativos e um grande prejuízo para a empresa. Por isso, é preciso agir antes de se chegar a esse ponto.

#5 Aumento das despesas

Problemas na produtividade da equipe causados pela procrastinação também podem resultar em aumento das despesas da empresa. Afinal, trabalhos podem precisar ser refeitos, além do pagamento de horas extras, a compra de mais matéria-prima por conta de falhas no processo e até mesmo a necessidade de demissões podem comprometer seriamente os resultados mensais do negócio.

#6 Desmotivação por parte dos gestores e diretores

Não é fácil ter que lidar com tantos compromissos e metas tendo parte da equipe com problemas de produtividade. Nem sempre demitir é a melhor solução nesses casos, pois a equipe pode ter muita competência, mas estar passando por alguns fatores que a torne procrastinadora.

Com isso, até se chegar a uma solução, a desarmonia no ambiente empresarial pode levar à desmotivação dos gestores e diretores. É um ciclo vicioso, pois a simples falta de motivação para realizar uma tarefa pode causar ainda mais desmotivação após a sua conclusão. Resultado: profissional insatisfeito, equipe insatisfeita, diretoria insatisfeita.

O que fazer, então?

Dicas para aumentar a produtividade da equipe

Em primeiro lugar, se você, como líder, está passando por uma situação como essa que relatamos, tenha calma! Há solução e ela pode ser mais simples do que você imagina.

Preparamos abaixo 10 dicas que podem lhe ajudar a aumentar a produtividade da equipe:

1. Mantenha o ambiente organizado

Como líder da empresa, nem sempre você poderá ajudar diretamente um ou mais colaboradores a superarem seus hábitos de procrastinação, mas pode ajudar indiretamente preparando um ambiente de trabalho que seja favorável à produtividade de equipe.

Isso significa fornecer um ambiente de trabalho limpo e organizado para que os colaboradores não percam seu tempo tentando encontrar materiais e produtos e, consequentemente, acabem desviando o foco. Desse modo, as chances de desculpas ou dispersão são reduzidas.

2. Distribua as tarefas de acordo com as competências

Para ajudar na produtividade da equipe, uma das melhores formas é dividir as atividades de acordo com as habilidades e competências de cada colaborador. Desse jeito, as chances de eles evitarem ou adiarem tarefas por falta de conhecimento são menores.

Além disso, por mais que todos possuam os mesmos cargos, as especialidades tendem variar, e os perfis de cada colaborador também podem ajudar na melhora do desempenho. Por exemplo, enquanto alguns são mais criativos (e desorganizados), outros podem ser extremamente organizados e mais técnicos.

Então, conheça bem cada funcionário e continue acompanhando o desempenho individual, pois alguns traços de habilidade e competência podem ser percebidos somente com o tempo. Desse modo, você vai ajustando as tarefas de cada um e tornando os projetos mais harmônicos.

3. Incentive uma cultura de proatividade

Você precisa criar uma cultura de proatividade em sua empresa. Mas como? Sendo proativo. Uma cultura de protagonismo é um grande incentivo para que os colaboradores também assumam essa postura e não fiquem para trás.

Portanto, como líder, você deve ter sempre uma postura ativa, eliminando traços e atitudes de vítima ou uma pessoa que não assume suas responsabilidades, culpando outras pelo seu fracasso.

4. Incentive o trabalho em equipe

Quando a procrastinação é resultado de um alto número de atividades, gerando um cansaço e desânimo nos colaboradores, incentive a cultura de delegação de tarefas entre a própria equipe.

Isso significa que cada integrante do time pode ter a liberdade (com certo limite) de pedir ajuda em tarefas específicas, nas quais o colega é competente. Mas é claro que isso deve ser controlado pelos gestores para evitar sobrecargas em alguns colaboradores. O interessante, aqui, é estimular a ajuda mútua para melhorar a produtividade da equipe como um todo.

5. Utilize ferramentas de gerenciamento do tempo e das atividades

Ao mesmo tempo em que a tecnologia incentiva o aumento da procrastinação, ela também é uma ótima aliada no aumento da produtividade em equipe. Nesse sentido, utilizar softwares e aplicativos para gerenciar o tempo e as atividades podem ajudar os colaboradores a criarem melhores hábitos e a combater os níveis de procrastinação dia a após dia.

6. Dê feedbacks

Os feedbacks devem ser constantes para que as falhas sejam rapidamente identificadas e corrigidas, assim como as tarefas que estiverem atrasadas. Essa é uma ferramenta muito importante na hora de identificar o quão motivado o seu colaborador está e as possíveis soluções para problemas de procrastinação.

Às vezes, a procrastinação pode estar ligada a problemas externos e, também, de saúde, como depressão, ansiedade e falta de algumas vitaminas no organismo, que deixa a pessoa com fadiga e que acaba adiando o que tem que fazer. Isso pode acontecer nas melhores equipes, mas não pode se tornar rotina. Afinal de contas, é a continuidade da empresa que também está em jogo.

7. Reduza tarefas desnecessárias para agilizar o fluxo de trabalho

Para entregar grandes projetos, às vezes, precisamos eliminar as barreiras, como aquelas tarefas que não são tão necessárias para o momento.

Então, pergunte a si mesmo: “Será que cada e-mail e mensagem que eu envio para meus colaboradores não está atrapalhando a concentração deles nas atividades?” Isso porque a distração com e-mails e mensagens, certamente, prejudica a produtividade da equipe e pode fazer da procrastinação um hábito.

Então, tenha sempre em mente que, se uma tarefa a ser feita não contribui diretamente para o objetivo da atividade mais importante do dia do colaborador, então, ela deve ser reduzida ou até eliminada. Assim, o ritmo e a agilidade se tornarão mais frequentes, pois a energia dos colaboradores não será “roubada” com tarefas que realmente não são necessárias para o momento.

8. Cuidado com o excesso de reuniões

Apesar de necessárias, muitos CEOs e gestores acabam tornando as reuniões um hábito extremamente cansativo. Reuniões que duram 2, 3 horas e até se dividem em dois dias realmente não melhoram a produtividade da equipe. Muito pelo contrário: são cansativas e, por vezes, desmotivadoras.

Então, agende reuniões somente quando necessário, com a quantidade certa de pessoas e com tudo previamente planejado – inclusive o tempo, que pode ser de 25 minutos ao invés de 1 hora.

9. Reduza os relatórios

Leve em consideração que você contratou pessoas talentosas e preparadas para o trabalho. Na contramão dessa afirmativa, muitos diretores acabam solicitando inúmeros relatórios mensais para o simples monitoramento das atividades da equipe – sendo que existem outros meios eficazes para isso.

Supervisão de forma errada pode matar a criatividade, a motivação e a produtividade da equipe. O ideal é sempre trabalhar com metas para evitar obstáculos e perda de tempo com a produção de relatórios desnecessários. Afinal, se mais de 10% do dia de um colaborador for para a produção de relatórios sobre o que ele está fazendo, existe algo de errado nesse processo.

10. Ofereça oportunidades para o desenvolvimento da equipe

Nós somos movidos a desafios; então, ofereça aos trabalhadores de sua empresa oportunidades de eles assumirem novos desafios ou responsabilidades, de acordo com o crescimento de cada um. Mas atenção: isso não significa delegar mais tarefas do que é possível entregar, gerando uma sobrecarga de trabalho.

Quando um líder dá a oportunidade de desenvolvimento a um colaborador, toda a equipe fica ciente de que há oportunidades de aprendizado e crescimento disponíveis na empresa.

Nesse sentido, incentive seu time por meio de treinamentos, cursos de capacitação, premiações de cumprimento das metas, novos cargos ou um plano de carreira bem estruturado. Com isso, você vai analisando o desempenho de cada um e consegue tomar melhores decisões caso a procrastinação insista em permanecer.

Melhorar a produtividade da equipe em meio a tantas distrações nestes tempos de rapidez e superficialidade não é uma tarefa nada fácil – mas é fundamental para que empresas continuem crescendo e se fortalecendo com colaboradores dispostos a vestirem suas camisas.

Portanto, analise profundamente quais os motivos que estão levando os seus funcionários a procrastinar e trate já de eliminar esse mal em seu negócio.

Quais medidas você, como líder, toma para melhorar a produtividade da sua equipe? Se ficou interessado em se aprofundar nesse assunto, preparamos outro post: Como o princípio de Pareto ajuda na produtividade da equipe.