Como “driblar” a sobrecarga de trabalho na equipe com produtividade?

sobrecarga de trabalho

O post de hoje é direcionado aos gerentes operacionais das empresas que, independentemente do porte e do segmento, enfrentam um desafio em suas rotinas: lidar com a sobrecarga de trabalho na equipe.

Apesar de esse ser um fenômeno comum que afeta cada vez mais trabalhadores e gestores, o fato é que muitas empresas têm errado em jogar a responsabilidade no próprio colaborador. Isso apenas provoca ainda mais desmotivação e consequências que podem afetar verdadeiramente os rumos de um negócio.

Driblar a sobrecarga de trabalho deve, portanto, passar pela identificação de soluções por parte dos gestores para evitar o esgotamento físico e mental de todos. Neste post, vamos aprender a identificá-los e, por fim, como resolver esse impasse.

Fatores que levam à sobrecarga de trabalho na equipe

Existem diversos motivos que explicam a sobrecarga de trabalho na equipe, mas vamos, aqui, nos atentar aos erros cometidos pela própria empresa:

1. Excesso de comunicação

Por mais que a empresa esteja bem-intencionada em se comunicar com seus colaboradores – aliás, isso é mais que necessário – o fato é que muitas delas não sabem como fazer isso e acabam sobrecarregando a todos com informações a cada instante.

Isso é muito comum de acontecer, principalmente em empresas com diversos departamentos e diferentes gerentes participantes da tomada de decisão.

Todas essas decisões acabam exigindo muitas reuniões e comunicados de alinhamento – o que impacta diretamente na já sobrecarregada rotina dos colaboradores. Por falar em reuniões, temos um post que te ajuda a criar uma rotina de reuniões bem produtivas na empresa.

Além do excesso de reuniões, muitos gerentes passam o dia disparando e-mails com pedidos de respostas urgentes. A sobrecarga de trabalho, então, é inevitável.

2. Falta de organização da agenda por parte da empresa

Com a chamada “cultura de super colaboração”, muitas empresas têm repassado aos seus colaboradores a tarefa de descobrir como gerenciar o tempo e reduzir a sobrecarga de trabalho – sozinhos.

E se os motivos dessa sobrecarga de trabalho forem a própria empresa? Muitos colaboradores, por medo de sofrer represálias ou ser mal interpretados, acabam não tendo a coragem de resolver sozinhos os motivos dessa sobrecarga – como parar de verificar a caixa de e-mails a cada minuto ou considerar o cancelamento de uma reunião, por exemplo.

3. Contratações que não acompanham o crescimento do negócio

A empresa também erra quando faz uma contratação errada e, nesse caso, a sobrecarga de trabalho se torna um problema ainda mais grave, pois um colaborador despreparado desde o início não consegue acompanhar o ritmo de crescimento da empresa.

Para entender como deve ser feito um planejamento de recursos humanos eficiente, leia esse post aqui.

Além disso, muitas empresas também abrem mão de ferramentas de produtividade digital e, consequentemente, também acabam sobrecarregando os profissionais mais rápidos e eficientes.

4. Microgestão errada

Sabe o que é microgestão errada?

  • Centralizar, e não delegar.
  • Supervisionar insistentemente, e não dar espaço.
  • Cobrar resultados sem dar o tempo necessário para a execução das tarefas.
  • Ficar em cima dos colaboradores.

Por mais que os gestores tenham suas responsabilidades, que não são poucas, o fato é que muitos estão despreparados e acreditam que suas funções se baseiam mais na fiscalização do que na liderança. Infelizmente, por conta disso, muitos gestores e diretores também acabam sobrecarregados e estressados.

Mas o gerente não tem a responsabilidade de monitorar o progresso de um trabalho? Sim. O problema é quando ele ignora as qualificações de sua equipe e acaba interferindo sem a menor necessidade em cada detalhe das tarefas, muitas vezes de forma obsessiva.

Em contrapartida, a microgestão que funciona é aquela em que o gestor não apenas aponta as tarefas aos colaboradores, mas também explica como devem realizá-las. Ele sabe delegar, mas conhece o limite da autonomia, mesmo nas tarefas e decisões mais rotineiras e simples.

A solução para manter a equipe produtiva: gestão de processos

A chamada gestão de processos contribui para a distribuição correta das atividades e, consequentemente, para a diminuição da sobrecarga de trabalho da equipe.

Mas o que é gestão de processos? Ela é a integração entre todas as funções desempenhadas por uma empresa, em seus vários departamentos.

Como as organizações são verdadeiros organismos vivos, ou seja, com pessoas e atividades funcionando de maneira interdependente, a gestão de processos vem para fortalecer essa visão, mas favorecendo a melhoria dos processos como um todo.

A gestão é, portanto, uma técnica que reavalia, aprimora e padroniza todos os processos de trabalho. Com uma estratégia bem elaborada, existe a participação de toda a equipe na construção de um método de trabalho mais simplificado e unificado.

Uma das ferramentas utilizadas na gestão de processos é o fluxograma, que representa a sequência e a interação das atividades. Dessa forma, os colaboradores visualizam melhor o funcionamento das atividades.

Eis um exemplo bem simples de fluxograma:

Outro exemplo de fluxograma de um dos departamentos de uma empresa:

Os benefícios em adotar o fluxograma é que ele:

  • Mostra o passo a passo necessário para a realização do trabalho.
  • Melhora a compreensão universal do processo do trabalho.
  • Cria normas padrão para a execução dos processos.
  • Demonstra a sequência e a interação entre as atividades.
  • Ajuda a encontrar falhas no processo.
  • Ajuda como fonte de informação para análise crítica.
  • Facilita a consulta em caso de dúvidas sobre o processo.
  • Evita tarefas desnecessárias, diminuindo a sobrecarga de trabalho e aumentando a produtividade da equipe.

Um fluxograma é composto por formas geométricas básicas, que podem ser círculos, triângulos, retângulos, linhas, etc., sendo que cada uma delas têm a sua importância.

Para facilitar o trabalho dos gestores, existem, atualmente, softwares e sites que ajudam no processo de construção do fluxograma. Alguns exemplos:

As vantagens da gestão de processos

Agora, eis as vantagens de uma boa gestão de processos para a redução da sobrecarga de trabalho e o aumento da produtividade da equipe:

Tomada de decisão mais rápida

Quando o gestor analisa os dados e consegue mensurar os resultados, é possível obter muitas informações para tomadas de decisões mais rápidas e acertadas, o que auxilia na escolha das prioridades em todos os níveis (do estratégico ao operacional).

Vamos supor que o seu negócio seja uma loja de roupas e que foi estabelecido um determinado processo para que, ao chegar a um determinado nível de estoque, o produto já seja solicitado aos fornecedores.

Nesse caso, a gestão de processos pode facilitar esse procedimento e evitar, assim, a falta de estoque. Pode-se, por exemplo, criar alertas e e-mails automáticos para o fornecedor, garantindo a chegada dos pedidos no tempo correto.

Dessa forma, o gerente da loja passa a se antecipar às decisões que precisará cedo ou tarde tomar, potencializando as oportunidades de negócio.

Departamentos mais integrados

A gestão de processos une as áreas da empresa e facilita as relações interpessoais, pois consegue identificar problemas de vários setores de forma simultânea.

Com isso, os colaboradores passam a ter uma visão macro da empresa, o que facilita a sugestão de novas ideias e a compreensão da importância de suas atividades para o cumprimento do objetivo.

Mas atenção: é muito importante que todos os colaboradores estejam cientes da necessidade de novos padrões de excelência, para que, assim, eles estabeleçam melhorias em seus processos e trabalhem com mais disposição e foco.

Otimização de tempo

A melhor administração do tempo é uma grande vantagem da gestão de processos, que diminui a sobrecarga de trabalho.

Gestores que aplicam a gestão de processos conseguem priorizar e tomar medidas para aumentar a efetividade das tarefas, ao mesmo tempo em que reduzem o tempo e aumentam a produtividade com qualidade. Isso se chama gestão do tempo.

Tanto a gestão de processos quanto a do tempo contribuem para que os colaboradores mantenham o foco nas atividades principais. Como consequência, retrabalhos são eliminados e algumas tarefas são automatizadas.

Além disso, essas duas gestões possibilitam uma melhor distribuição e organização das tarefas, o que facilita o trabalho dos gestores até mesmo em projetos mais complexos. Isso se traduz, ainda, na diminuição e na otimização de reuniões, pois libera a equipe para o que é mais importante.

Produtos e serviços com mais qualidade

Além da redução ou eliminação da sobrecarga de trabalho, a gestão de processos também melhora a qualidade dos produtos e serviços da empresa. Isso porque ela passa a ofertar apenas aquilo que esteja dentro do padrão de qualidade exigido pelas normas internas e, também, pelos órgãos reguladores.

Em uma construtora, por exemplo, como é vistoriada por vários órgãos a cada projeto criado, a gestão de processos garante que as normas sejam seguidas (assegurando que os projetos não sejam embargados) e, assim, reduz custos e tempo de conclusão. O resultado final? Satisfação do cliente, bons resultados internos, produtos com valor agregado e equipe engajada.

Mapeamento sistematizado

Como gestor, você sabe a importância de mapear processos de forma sistemática para melhorar a estrutura organizacional e liderar com mais eficiência.

Com esse mapeamento, você poderá ter novos insights a partir de uma análise mais aprofundada, aprimorar a evolução do negócio e priorizar problemas importantes e urgentes.

Como todo processo tem uma entrada e uma saída, e, muitas vezes, na troca de informações entre setores esses dados se perdem, a sobrecarga de trabalho aparece, pois rotinas desnecessárias perduram, tomando um tempo maior para que tudo seja feito pela equipe.

Por isso é tão importante a construção de fluxos de trabalho para a realização de todas as alterações que forem necessárias, garantindo a melhoria dos processos. Essa ação dará maior fluidez às atividades.

O mapeamento sistemático também auxilia a visualizar claramente os pontos fortes e fracos, além de ser uma ótima ferramenta para melhorar a compreensão da empresa como um todo.

A gestão de processos proporciona o investimento em tecnologia

Além de melhorar os processos internos, a gestão utiliza sistemas tecnológicos para melhorá-los, inclusive no relacionamento com os clientes, na criação de produtos para as necessidades dos consumidores e no aumento das vendas.

Os sistemas tecnológicos são feitos para automatizar as atividades da empresa – diminuindo e até eliminando a sobrecarga de trabalho ­– e incrementando a segurança dos processos.

Além disso, a tecnologia também facilita na hora de integrar as áreas e aumentar a comunicação entre elas, garantindo que todos os dados informados estejam corretos e acessíveis aos colaboradores. Os relatórios, enfim, também são gerados com maior facilidade e menor tempo.

Mas e quando a sobrecarga de trabalho é inevitável?

Mesmo com todas as melhorias no gerenciamento da empresa, às vezes, a sobrecarga de trabalho se torna inevitável e por vários motivos.

Nesses casos, a empresa precisa ser franca com os colaboradores e esclarecer os fatos, dizendo a importância dos esforços naquele momento em que a empresa atravessa.

Uma boa dica nesses casos é adotar a prática de recompensar os colaboradores que atravessam a sobrecarga de trabalho, como, por exemplo, criar um horário de trabalho mais flexível baseado na agenda do funcionário e até mesmo adotar o home office alguns dias da semana.

Mas essa sobrecarga de trabalho precisa ter hora para terminar: a empresa tem a obrigação de criar estratégias para eliminar de vez essa prática em seus departamentos.

Por isso é tão importante que as tarefas sejam bem distribuídas e, quando existir casos de exceção, como um colaborador doente ou em férias, a empresa precisa ter um planejamento estruturado para que as suas metas não sejam comprometidas.

Viu como é muito importante ter conhecimentos profundos sobre gestão? Com isso, não somente a sobrecarga de trabalho, mas outros problemas pontuais que insistem em permanecer na empresa podem ser totalmente eliminados ou equilibrados.

Portanto, se você é gestor de uma empresa, te convidamos a conhecer a graduação em gestão oferecida pela Ambra College para enfrentar o mercado de trabalho mais bem preparado. Conheça todos os detalhes e até a próxima.

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Engenheiro por formação e educador por paixão. Tenho a educação como paixão pessoal e profissional, por gostar de estar sempre ensinando e aprendendo. Estou sempre disposto a ouvir pontos de vistas e argumentar sobre diversos assuntos. Como hobbies, gosto de jogar poker e conversar sobre investimento e finanças pessoais.